Opret & administrér fakturaer

TheraTap indeholder et komplet faktureringssystem skræddersyet til behovene hos dyreterapeuter og dyrefysioterapeuter. Du opretter fakturaer direkte fra et befund, tilføjer linjeposter og sender den færdige PDF via e-mail — alt på ét sted.

---

Overblik

Hurtigt oprettet

Manuelt eller direkte fra et befund — kontakt, patient og linjeposter anvendes automatisk.

PDF med SEPA QR-kode

Professionel faktura-PDF inkl. QR-kode til nem betaling via bankapp.

Automatisk beregning

Subtotal, moms og total beregnes i realtid — inkl. understøttelse af den lille virksomhedsordning.

Altid i overblik

Draft, Open, Paid, Overdue: Følg status på hver faktura og send den direkte via e-mail.

---

Opret en faktura

1. Opret en ny faktura

   Du har flere muligheder:

   • Via menuen: Gå til Invoices → + New Invoice
   • Fra et befund: Åbn et afsluttet befund → Action menu → Create Invoice. Befunddata anvendes automatisk.
   • Via headeren: Klik på + Create øverst til højre → New Invoice

2. Tildel kontakt og patient

   Vælg dyreejeren (fakturamodtager) og eventuelt det tilknyttede dyr. Adressedata hentes automatisk fra kontakten.

3. Sæt fakturadetaljer

   • Invoice date — Standard er dagens dato
   • Service date — Hvornår behandlingen fandt sted
   • Due date — Betalingsfrist
   • Price type — Net eller gross (afhængigt af dine indstillinger)

4. Tilføj linjeposter

   Tilføj én eller flere fakturalinjer:

   • Manual entry — Indtast frit beskrivelse, antal, enhedspris og momssats
   • From the item catalog — Indsæt foruddefinerede varer med ét klik
   • From appointment data — Importér behandlingstyper og aftaler som linjeposter

   Hver linjepost kan inkludere en detailed description — f.eks. til omfattende servicedokumentation.

5. Gennemgå og gem

   Subtotal, momsbeløb (grupperet efter momssats) og total beregnes i realtid. Gem fakturaen først som Draft.

Tip

Brug draft-tilstand til at forberede fakturaer i dit eget tempo. Et sekventielt fakturanummer tildeles først, når du færdiggør — inden da kan du stadig ændre alt.

---

Fakturalinjer i detaljer

Hver linjepost på din faktura indeholder:

Felt	Beskrivelse
Description	Kort betegnelse for service eller vare
Detailed description	Valgfri udvidet forklaring
Quantity	Antal (f.eks. 1 befund, 3 enheder)
Unit price	Pris per enhed
Unit	f.eks. piece, hour, session
Tax rate	Momssats (f.eks. 19%, 7% eller 0% for lille virksomhedsordning)
Type	Service, item eller appointment

Du kan omarrangere rækkefølgen af linjeposter via drag & drop.

Bemærk

Når small business regulation er aktiveret, sættes momssatsen automatisk til 0%. På fakturaen vises meddelelsen tilpasset dit faktureringsland (i Tyskland f.eks. § 19 UStG). Yderligere lovpligtige oplysninger som RCS eller erhvervstilladelse gemmer du én gang under fakturaindstillinger.

---

Færdiggør en faktura

Når du er tilfreds med kladden, klikker du på Finalize. Følgende sker:

1. Et sequential invoice number tildeles (ifølge dit konfigurerede format)
2. Fakturastatus skifter fra Draft til Open
3. En PDF genereres automatisk — inkl. SEPA QR-kode til nem betaling
4. Fakturaen kan ikke længere redigeres indholdsmæssigt

Advarsel

Før færdiggørelse tjekker TheraTap, om alle påkrævede data er til stede — især dyreejerens adresse og dine fakturaindstillinger. Hvis noget mangler, modtager du en notifikation.

---

Fakturastatus

Hver faktura følger en klar livscyklus:

Status	Betydning
Draft	Fakturaen forberedes og kan stadig redigeres
Open	Fakturaen er færdiggjort og sendt til klienten
Paid	Betaling er registreret — med dato og betalingsmetode
Overdue	Forfaldsdatoen er passeret, og betaling udestår stadig
Canceled	En kreditnota er oprettet

---

Registrér en betaling

Når betalingen er modtaget, markerer du fakturaen som betalt:

1. Åbn fakturaen
2. Klik på Mark as Paid
3. Vælg payment date og payment method:

Betalingsmetode	Beskrivelse
Bank transfer	Klassisk bankoverførsel
Cash payment	Modtaget på stedet
PayPal	Betaling via PayPal
SumUp	Kortbetaling via SumUp-terminal

---

Opret en kreditnota

Hvis en færdiggjort faktura skal annulleres helt:

1. Åbn den relevante faktura
2. Klik på Annuller
3. Er der allerede betalt, vælger du, hvordan pengene betales tilbage (f.eks. kontant eller via bankoverførsel)
4. TheraTap opretter straks en kreditnota: eget fakturanummer, dags dato, alle linjer med negative beløb og en henvisning til den oprindelige faktura
5. Den oprindelige faktura markeres som annulleret

Bemærk

Kreditnotaer er færdige bilag: de kan ikke redigeres eller markeres som betalt. Den oprindelige faktura bevares i arkivet. Kladder til kreditnotaer fra den tidligere version kan du færdiggøre uændret på fakturasiden – de får dags dato.

Fakturakorrektion (delvis kreditering, refusion)

Skal kun en del af en faktura krediteres – f.eks. ubrugte behandlinger på et klippekort eller en rabat – opretter du en fakturakorrektion i stedet for en ny faktura med negativt beløb:

1. Åbn den færdiggjorte faktura
2. Vælg Korriger / refunder i menuen ⋯
3. Angiv pr. linje det beløb, fakturaen nedsættes med, og tilpas teksten efter behov
4. Valgfrit: årsagen – den står på bilaget
5. Er fakturaen allerede betalt, vælger du, hvordan tilgodehavendet refunderes – eller Refunder ikke, så bliver det stående som tilgodehavende på fakturaen
6. Udsted korrektion

Korrektionen er et separat bilag med eget nummer og henvisning til den oprindelige faktura. Den nedsætter fakturaens åbne beløb, vises som omsætningsreduktion i statistik, fakturajournal og DATEV-eksport og kan pr. momssats aldrig overstige det oprindelige beløb.

Kreditnota eller korrektion?

For hele beløbet annullerer du fakturaen. Har en faktura allerede en korrektion, krediteres resten også med en korrektion.

---

Søg & filtrér fakturaer

Fakturaoversigten tilbyder kraftfulde filtre:

• Status filter — Vis kladder, åbne, betalte eller forfaldne fakturaer
• Time period — Filtrér efter fakturadato
• Search — Søg efter fakturanummer, kontaktnavn eller patient
• Sorting — Efter dato, beløb, status eller fakturanummer

---

Send en faktura via e-mail

Du kan sende fakturaer via e-mail direkte fra TheraTap:

1. Åbn den færdiggjorte faktura
2. Klik på Send via e-mail
3. PDF’en vedhæftes automatisk
4. Emne og tekst kommer fra din standardskabelon (hvis den er gemt) — du kan stadig tilpasse dem før afsendelse

Gem en standardmail

Under Indstillinger → Kommunikation & skabeloner → Fakturaer gemmer du emne og tekst til faktura-e-mails. Med Indlæs skabelon får du en brugbar starttekst med pladsholdere. Under Tilgængelige variabler ser du bl.a.:

Pladsholder	Betydning
{{invoice:number}}	Fakturanummer
{{invoice:total}}	Beløb (formateret)
{{invoice:date}}	Fakturadato
{{invoice:due_date}}	Forfaldsdato

Patient-, team- og kontakt-/ejer-variabler virker også. Pladsholdere udskiftes automatisk ved afsendelse.

Tip

Uden en gemt skabelon åbner afsendelse stadig mail-composeren med et standardemne og tom tekst — du kan altid skrive manuelt.

Du kan også vælge fakturaer som vedhæftninger i mail composer, når du skriver en generel e-mail.

Efter afsendelse finder du e-mailen i kontaktjournalens e-mail-log – og i fakturalisten og detaljen ser du fluebenet med Sendt den … som et klikbart link til beskeden.

---

Forfaldne fakturaer

TheraTap registrerer automatisk, når forfaldsdatoen for en åben faktura er passeret. På dashboardet og i fakturaoversigten kan du på ét blik se, hvilke betalinger der stadig udestår.

---

Relaterede emner

• Fakturaindstillinger — Skattedata, bankoplysninger & nummerserier
• Varekatalog — Foruddefiner services og produkter
• Betalinger & eksport — PDF-eksport, DATEV, XRechnung
• Praksisindstillinger — Standardmail under Communication & Templates
• LexWare Office-integration — Overfør fakturaer til LexWare Office
• Befund & dokumentation — Dokumentér befund
• Kontakter & patientjournaler — Administrér klienter og dyr
• E-mail-log — Spor sendte e-mails