Gå til indhold
TheraTapTheraTapTheraTap

Opret & administrér fakturaer

TheraTap indeholder et komplet faktureringssystem skræddersyet til behovene hos dyreterapeuter og dyrefysioterapeuter. Du opretter fakturaer direkte fra et befund, tilføjer linjeposter og sender den færdige PDF via e-mail — alt på ét sted.

Overblik

Sektion kaldt “Overblik”

Hurtigt oprettet

Manuelt eller direkte fra et befund — kontakt, patient og linjeposter anvendes automatisk.

PDF med SEPA QR-kode

Professionel faktura-PDF inkl. QR-kode til nem betaling via bankapp.

Automatisk beregning

Subtotal, moms og total beregnes i realtid — inkl. understøttelse af den lille virksomhedsordning.

Altid i overblik

Draft, Open, Paid, Overdue: Følg status på hver faktura og send den direkte via e-mail.

Opret en faktura

Sektion kaldt “Opret en faktura”

  1. Opret en ny faktura

    Du har flere muligheder:

    • Via menuen: Gå til Invoices → + New Invoice
    • Fra et befund: Åbn et afsluttet befund → Action menu → Create Invoice. Befunddata anvendes automatisk.
    • Via headeren: Klik på + Create øverst til højre → New Invoice

  2. Tildel kontakt og patient

    Vælg dyreejeren (fakturamodtager) og eventuelt det tilknyttede dyr. Adressedata hentes automatisk fra kontakten.

  3. Sæt fakturadetaljer

    • Invoice date — Standard er dagens dato
    • Service date — Hvornår behandlingen fandt sted
    • Due date — Betalingsfrist
    • Price type — Net eller gross (afhængigt af dine indstillinger)

  4. Tilføj linjeposter

    Tilføj én eller flere fakturalinjer:

    • Manual entry — Indtast frit beskrivelse, antal, enhedspris og momssats
    • From the item catalog — Indsæt foruddefinerede varer med ét klik
    • From appointment data — Importér behandlingstyper og aftaler som linjeposter

    Hver linjepost kan inkludere en detailed description — f.eks. til omfattende servicedokumentation.

  5. Gennemgå og gem

    Subtotal, momsbeløb (grupperet efter momssats) og total beregnes i realtid. Gem fakturaen først som Draft.

Fakturalinjer i detaljer

Sektion kaldt “Fakturalinjer i detaljer”

Hver linjepost på din faktura indeholder:

Felt Beskrivelse
Description Kort betegnelse for service eller vare
Detailed description Valgfri udvidet forklaring
Quantity Antal (f.eks. 1 befund, 3 enheder)
Unit price Pris per enhed
Unit f.eks. piece, hour, session
Tax rate Momssats (f.eks. 19%, 7% eller 0% for lille virksomhedsordning)
Type Service, item eller appointment

Du kan omarrangere rækkefølgen af linjeposter via drag & drop.

Færdiggør en faktura

Sektion kaldt “Færdiggør en faktura”

Når du er tilfreds med kladden, klikker du på Finalize. Følgende sker:

  1. Et sequential invoice number tildeles (ifølge dit konfigurerede format)
  2. Fakturastatus skifter fra Draft til Open
  3. En PDF genereres automatisk — inkl. SEPA QR-kode til nem betaling
  4. Fakturaen kan ikke længere redigeres indholdsmæssigt

Fakturastatus

Sektion kaldt “Fakturastatus”

Hver faktura følger en klar livscyklus:

Status Betydning
Draft Fakturaen forberedes og kan stadig redigeres
Open Fakturaen er færdiggjort og sendt til klienten
Paid Betaling er registreret — med dato og betalingsmetode
Overdue Forfaldsdatoen er passeret, og betaling udestår stadig
Canceled En kreditnota er oprettet

Registrér en betaling

Sektion kaldt “Registrér en betaling”

Når betalingen er modtaget, markerer du fakturaen som betalt:

  1. Åbn fakturaen
  2. Klik på Mark as Paid
  3. Vælg payment date og payment method:
Betalingsmetode Beskrivelse
Bank transfer Klassisk bankoverførsel
Cash payment Modtaget på stedet
PayPal Betaling via PayPal
SumUp Kortbetaling via SumUp-terminal

Opret en kreditnota

Sektion kaldt “Opret en kreditnota”

Hvis en færdiggjort faktura skal annulleres:

  1. Åbn den relevante faktura
  2. Klik på Cancel
  3. TheraTap opretter automatisk en cancellation invoice (kreditnota) med negative beløb
  4. Den oprindelige faktura markeres som annulleret

Søg & filtrér fakturaer

Sektion kaldt “Søg & filtrér fakturaer”

Fakturaoversigten tilbyder kraftfulde filtre:

  • Status filter — Vis kladder, åbne, betalte eller forfaldne fakturaer
  • Time period — Filtrér efter fakturadato
  • Search — Søg efter fakturanummer, kontaktnavn eller patient
  • Sorting — Efter dato, beløb, status eller fakturanummer

Send en faktura via e-mail

Sektion kaldt “Send en faktura via e-mail”

Du kan sende fakturaer via e-mail direkte fra TheraTap:

  1. Åbn den færdiggjorte faktura
  2. Klik på Send by Email
  3. PDF’en vedhæftes automatisk
  4. Skriv en personlig besked eller brug din skabelon

Du kan også vælge fakturaer som vedhæftninger i mail composer, når du skriver en generel e-mail.

Efter afsendelse finder du e-mailen i kontaktjournalens email log – og i fakturalisten og detaljen ser du checkmark icon med Sent on … som et klikbart link til beskeden.

Forfaldne fakturaer

Sektion kaldt “Forfaldne fakturaer”

TheraTap registrerer automatisk, når forfaldsdatoen for en åben faktura er passeret. På dashboardet og i fakturaoversigten kan du på ét blik se, hvilke betalinger der stadig udestår.

Relaterede emner

Sektion kaldt “Relaterede emner”