Deltagere, fremmøde & mails
I et kursus finder du alle tilmeldinger på fanerne Deltagere, Venteliste og Fremmøde. Online-tilmeldinger lander der automatisk – fra kursus-widgetten, din MeinTier-profil og MeinTier-appen.
Tilmeldinger
Sektion kaldt “Tilmeldinger”| Status | Betydning |
|---|---|
| Afventer | Tilmeldt, venter på din bekræftelse |
| Bekræftet | Pladsen er sikret, bekræftelsesmailen er sendt |
| Venteliste | Kurset var fuldt, rykker op, så snart en plads bliver ledig |
| Annulleret | Afmeldt – pladsen er ledig igen |
- Bekræft: bekræft afventende tilmeldinger med ét klik. Med Bekræft tilmeldinger automatisk i kursusindstillingerne springes dette trin over.
- Tilføj deltager: tilmeldinger pr. telefon eller på stedet indtaster du selv.
- Annuller: deltageren får en mail, og pladsen bliver ledig.
- Note: det, deltagerne skriver i beskedfeltet ved tilmeldingen („Luna er usikker over for andre hunde“), står direkte i deltagerlisten og på deltagerlisten (PDF).
- Tilknyt dyr: knytter tilmeldingen til en dyrejournal. TheraTap foreslår kontaktens dyr, det bedste match først. Findes dyret ikke endnu, opretter du det her med navn, dyreart og race.
Kontakter og dyr
Sektion kaldt “Kontakter og dyr”Spørger kurset efter dyret, er navn og art påkrævet ved hver tilmelding; racen er valgfri. Tilbyder du kun kurset til bestemte dyrearter, kan der kun vælges mellem dem.
- Kontakt: tilmelder nogen sig med en e-mailadresse, du allerede kender, havner tilmeldingen hos den eksisterende kontakt. Gemte data forbliver uændrede; afvigende oplysninger ser du som en note på tilmeldingen. En ny adresse opretter en ny kontakt.
- Dyr: har kontakten præcis ét dyr med det navn og den art, tilknytter TheraTap det automatisk. Ellers tilknytter du det selv med Tilknyt dyr. En ny dyrejournal oprettes aldrig uden dit klik – så din kvote af journaler forbliver urørt.
Venteliste
Sektion kaldt “Venteliste”Er Før venteliste slået til, og er kurset fuldt, lander nye tilmeldinger på fanen Venteliste – i tilmeldingsrækkefølge. Med Ryk op giver du en ledig plads videre.
Fremmøde
Sektion kaldt “Fremmøde”Så snart den første dato er overstået, registrerer du på fanen Fremmøde, hvem der var til stede, og hvem der var fraværende. Markér alle som til stede sparer klik. Fremmødeprocenten pr. deltager ser du lige ved siden af.
Fakturering
Sektion kaldt “Fakturering”- Opret fakturakladde opretter en kladde for én tilmelding. Du kontrollerer den, tilpasser den om nødvendigt og sender den derefter – før det går intet til deltageren.
- Fakturér alle opretter fakturakladder for alle bekræftede deltagere på én gang.
- Ved fri deltagelse faktureres hver booket dato.
- Deltagerliste (PDF) udskriver du til kursusaftenen – med dyr, bekræftelser og deltagernes noter.
Mails til deltagere
Sektion kaldt “Mails til deltagere”Under Mails til deltagere indstiller du, hvad TheraTap sender automatisk:
-
Påmindelse
Vælg, hvor mange dage før (1, 2, 3 eller 7 dage), og om der skal mindes før hver kursusdato eller kun før den første kursusdato. Påmindelsen indeholder sted eller online-link og forudsætningerne.
-
Takkemail
Med Send takkemail efter sidste kursusdato sendes en mail efter kurset. Teksten kan du tilpasse – tom betyder standardteksten. Den, der har været fraværende ved alle datoer, får ingen takkemail.
-
Deltagerbevis
Slå Vedhæft deltagerbevis (PDF) til takkemailen til. Navn, dyr, kursusnavn og periode udfylder TheraTap automatisk – eventuelt tilføjer du kursusindholdet. Et bevis udstedes kun for bekræftede tilmeldinger med mindst én deltaget dato. Enkeltvis henter du det i deltagerlisten via Bevis.
Udformning af beviset
Sektion kaldt “Udformning af beviset”- Logo: øverst og i seglet står din kliniks logo fra klinikindstillingerne. Uden logo forbliver seglet enkelt.
- Farve: standard er din kliniks farve. På kurset kan du vælge en egen Farve til beviset.
- Antal datoer: med Vis antal datoer står der på beviset, hvor mange datoer nogen har deltaget i (fx „5 af 6“). Slå det fra, hvis du ikke vil vise det.
- Kursusleder: der står kursuslederen eller – hvis udfyldt – Navn på beviset, fx for eksterne oplægsholdere.
- Underskrift: upload én gang et billede af din underskrift (gælder for alle klinikkens kurser). Den vises så på hvert bevis. Uden uploadet underskrift er der ingen underskriftslinje.
Mails ved ændrede datoer
Sektion kaldt “Mails ved ændrede datoer”Når noget ændres ved datoerne, informerer TheraTap automatisk deltagerne. Før du gemmer, viser dialogen, hvor mange personer der får en mail.
| Det gør du | Hvem får en mail | Indhold |
|---|---|---|
| Aflys dato | Alle, der har booket denne dato | Aflysning med begrundelse (hvis angivet) + kalenderfil, der fjerner datoen fra kalenderen |
| Tilføj dato ved kursusforløb eller enkeltdato | Alle bekræftede deltagere – de bookes automatisk ind | Den nye dato og den fulde liste over alle datoer + kalenderfil |
| Tilføj dato ved fri deltagelse | Ingen | Datoen kan straks bookes online |
| Flyt dato (tid, sted eller online-link) | Alle, der har booket denne dato | Ny tid eller nyt sted + opdateret kalenderfil |
| Kun datoens titel ændres | Ingen | – |
| Aflys kursus | Alle tilmeldte, også på ventelisten | Aflysning af hele kurset |
Afventende, endnu ikke bekræftede tilmeldinger bookes også ind på nye datoer; de ser datoerne i deres bekræftelse. Datoer i fortiden udløser ingen mail.