Aftalepåmindelser & SMS

Glemte aftaler koster tid og penge. TheraTap minder automatisk dine klienter via e-mail og eventuelt via SMS – ved booking, før aftalen, ved ændringer og endda på dyrets fødselsdag. Du definerer teksten, TheraTap sørger for afsendelsen.

Overblik

Automatiske e-mails

Bookingbekræftelse og 24-timers påmindelse sendes automatisk – uden at du behøver gøre noget.

7 SMS-skabeloner

Påmindelse, bekræftelse, ændring, aflysning, aftaleanmodning, fødselsdag og anamneseformular-påmindelse – hver skabelon individuelt tilpasselig.

Brugerdefineret tekst

Design skabeloner til e-mails og SMS med pladsholdere. Navn, dato og tid indsættes automatisk.

Kanaler pr. type

Beslut pr. notifikationstype, om den sendes via e-mail og/eller SMS – plus kontrol pr. aftale og pr. dyr.

E-mailnotifikationer

TheraTap sender automatisk e-mails ved alle vigtige aftalehændelser. Hver e-mail er personaliseret med din praksis’ branding (navn, logo) og indeholder en kalenderfil (ICS), som dine klienter kan importere direkte i deres kalender.

E-mail	Hvornår sendes den?
Booking confirmation	Straks efter aftalen er booket
Appointment request received	Når en åben aftaleanmodning kommer ind (endnu ikke bekræftet)
Appointment confirmation	Når du bekræfter en aftaleanmodning
24-hour reminder	Automatisk én dag før aftalen
Appointment change	Når en aftale flyttes
Appointment cancellation	Når en aftale aflyses
Birthday message	På dyrets fødselsdag
Anamnesis form reminder	3 dage efter en anamneseformular blev sendt, men endnu ikke udfyldt

Tilpas skabeloner

Under Settings → Communication & Templates (sektionen Practice) administrerer du alle aftalenotifikationer ét sted. For hver type redigerer du e-mail og SMS side om side – inklusive “Send via email” og “Send via SMS”-kontakter. Brug pladsholdere som {{contact:name}} eller {{datetime}} (alle tilgængelige pladsholdere finder du nedenfor).

Aktivér og konfigurér SMS

Ikke alle læser e-mails i tide. Med SMS-påmindelser når du dine klienter direkte på telefonen – hurtigt, pålideligt og med betydeligt højere åbningsrater.

Åbn Communication & Templates

Gå til Settings → Communication & Templates.
Aktivér SMS

Aktivér SMS-funktionen med kontakten i sektionen SMS settings. Når den er aktiveret, vises SMS-felter for hver aftaletype.
Angiv afsendernavn

Indtast et afsendernavn (maksimum 10 tegn), der vises til modtageren – f.eks. dit praksisnavn eller en forkortelse. Hvis du lader feltet stå tomt, bruges dit praksisnavn automatisk.

Tilpas skabeloner

I sektionen Appointments finder du e-mail- og SMS-skabeloner side om side for hver anledning:

Skabelon	Anledning
Appointment reminder	24 timer før aftalen
Appointment confirmation	Ved booking eller bekræftelse
Appointment change	Når en aftale flyttes
Appointment cancellation	Ved aflysning
Appointment request received	For åbne aftaleanmodninger
Birthday message	På dyrets fødselsdag
Anamnesis form reminder	3 dage efter en uudfylt anamneseformular

Med Load Default Template kan du når som helst gendanne den oprindelige tekst.

Styr kanaler pr. notifikation

Du bestemmer for hver notifikationstype individuelt, om den sendes via e-mail og/eller SMS – kontakterne er lige ved siden af hver skabelon på samme side.

Hvis begge kanaler er slået fra for en type, viser TheraTap et diskret hint om, at der aktuelt ikke sendes notifikation for den hændelse – men intet blokeres. Som standard er begge kanaler aktiveret for hver type, så intet ændrer sig i forhold til tidligere adfærd, før du justerer noget.

Anamneseformular-påmindelse

Anamnesis form reminder er en ny type: hvis en klient ikke har udfyldt en anamneseformular tre dage efter den blev sendt, minder TheraTap dem automatisk. Denne type har også sin egen e-mail- og SMS-skabelon samt kanalkontakter.

Tilgængelige pladsholdere

I alle e-mail- og SMS-skabeloner kan du bruge pladsholdere, der automatisk erstattes med de faktiske data ved afsendelse.

Appointment

Pladsholder	Beskrivelse
`{{date}}`	Dato for aftalen (f.eks. “Monday, January 15, 2024”)
`{{time}}`	Tid for aftalen (f.eks. “2:30 PM”)
`{{datetime}}`	Dato og tid kombineret
`{{title}}`	Titel på aftalen
`{{description}}`	Beskrivelse af aftalen
`{{notes}}`	Noter til aftalen

Contact (Pet Owner)

Pladsholder	Beskrivelse
`{{contact:name}}`	Fulde navn
`{{contact:phone}}`	Telefonnummer
`{{contact:email}}`	E-mailadresse
`{{contact:address}}`	Gade og husnummer
`{{contact:zip}}`	Postnummer
`{{contact:city}}`	By
`{{contact:country}}`	Land

Animal (Patient)

Pladsholder	Beskrivelse
`{{patient:name}}`	Dyrets navn
`{{patient:type}}`	Dyreart (f.eks. hest, hund, kat)
`{{patient:chip_number}}`	Chipnummer

Therapist

Pladsholder	Beskrivelse
`{{user:name}}`	Navn på den behandlende person

Yderligere i fødselsdagsskabeloner

Pladsholder	Beskrivelse
`{{patient:age}}`	Dyrets alder i år
`{{patient:birthday}}`	Dyrets fødselsdag
`{{patient:race}}`	Dyrets race
`{{owner:name}}`	Ejers fulde navn
`{{owner:firstname}}`	Ejers fornavn
`{{owner:lastname}}`	Ejers efternavn
`{{team:name}}`	Dit praksisnavn

Styr påmindelser

Pr. aftale

Når du opretter eller redigerer en aftale, kan du angive, om en 24-timers påmindelse skal sendes. Det er praktisk, når en aftale er planlagt på kort varsel, og en påmindelse ikke er nødvendig.

Pr. dyr (fødselsdag)

I patientjournalen kan du individuelt konfigurere for hver patient, om fødselsdagspåmindelser skal sendes. Så undgår du uønskede beskeder – f.eks. for dyr, der ikke længere er i behandling.

Automatisk logik

Aftale aflyst før påmindelsestidspunkt: Hvis en aftale aflyses, før påmindelsen skal sendes, sendes ingen påmindelse.
SMS kun med mobilnummer: SMS sendes kun, når kontakten har et gyldigt mobilnummer registreret. Internationale numre genkendes automatisk.
Saldotjek: Før hver SMS sendes, tjekker TheraTap, om der er tilstrækkelig saldo tilgængelig.

SMS-omkostninger og TheraTokens

SMS faktureres via din TheraTap-saldo (TheraTokens):

1 SMS-segment = op til 160 tegn
Længere beskeder opdeles automatisk i flere segmenter
Omkostninger trækkes fra din saldo efter vellykket levering
Du modtager en automatisk notifikation, når din saldo falder under 50 TheraTokens

Du kan se din aktuelle saldo øverst under Communication & Templates; optank under Subscription.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg aktivere e-mailpåmindelser? Nej. E-mailnotifikationer er aktive som standard og inkluderet i ethvert TheraTap-abonnement.

Sendes SMS til internationale numre? Ja. TheraTap registrerer automatisk nummerformatet og sender SMS worldwide. Sørg for, at mobilnummeret er gemt i internationalt format (f.eks. +49 170 …).

Hvad sker der med kort varsel-aftaler? 24-timers påmindelsen sendes kun, hvis aftalen er mindst 24 timer frem i tiden. For kortere varsel-aftaler fungerer bookingbekræftelsen som notifikation.

Kan jeg deaktivere påmindelsen for individuelle aftaler? Ja. I aftaledetaljerne kan du deaktivere påmindelsen pr. aftale.