Kassebog & betalingsjournal

Med kassebogen registrerer du alle betalinger ét sted – kontant, kort, SumUp, PayPal eller bankoverførsel. For dine kontanter fører TheraTap desuden en løbende kassebeholdning, så du kan registrere udgifter, private hævninger og kasseafslutninger. Så har du altid styr på kassen.

Åben kasse uden TSE

Kassebogen registrerer dine kontantbevægelser. Den er ikke et elektronisk kasseapparat med certificeret teknisk sikkerhedsenhed (TSE) efter § 146a i den tyske Abgabenordnung. Om din virksomhed har brug for en TSE, afklarer du bedst med din revisor.

---

Overblik

Ét journal til alt

Hver betaling – uanset betalingsmetode – havner i journalen. Betalte fakturaer posteres automatisk.

Kassebeholdning i realtid

Kun kontanter flytter kassen. Den aktuelle beholdning står altid øverst – kort og lignende vises kun som journalposter.

Bilag & kvitteringer

Gem et foto eller en PDF til hver postering, udskriv kvitteringer eller send dem via e-mail.

Kasseafslutning & eksport

Tæl kontanter (eventuelt i sedler og mønter), udlign differencen, eksportér kassebog, DATEV og revisorrapport.

---

Få kassebogen aktiveret

Vi aktiverer kassebogen for din klinik efter aftale. Skriv til os på info@theratap.de – derefter finder du menupunktet Kassebog under Økonomi i sidebjælken.

Øverst ser du din aktuelle kassebeholdning og den seneste kasseafslutning, nedenunder journalen med alle posteringer i den valgte periode. Med filtrene afgrænser du journalen efter periode, type (fakturabetalinger eller kassebevægelser), betalingsmetode og bruger.

Tip

Betalingsmetoder, momssatser og DATEV-kontoplanen administrerer du under Indstillinger → Regnskab. Kontoforslagene følger SKR03 – hvilken konto der fagligt passer, afgør din revisor.

---

Registrér en postering

1. Klik på „Registrér postering”

   Knappen finder du øverst i kassebogen.

2. Vælg posteringstype

   • Kontant indtægt – penge modtaget uden faktura (her kan du også vælge en anden betalingsmetode)
   • Udgift – kontant udgift med bilag (f.eks. porto, varekøb), eventuelt med momssats
   • Hævning – privat hævning fra kassen (kun penge – udtag af varer eller medicin hører ikke til i kassebogen)
   • Indskud – kontant indskud, f.eks. byttepenge eller din startbeholdning. Angiv altid, hvor pengene kommer fra.
   • Kasse til bank / Bank til kasse – overførsel mellem kasse og bankkonto

3. Indtast beløb & detaljer

   Indtast beløbet som en positiv værdi – om det er en indtægt eller udgift, følger af posteringstypen. Tilføj dato, bilag/formål og eventuelt en note. Posteringer i fremtiden er ikke mulige.

4. Postér

   Posteringen vises straks i journalen, og kassebeholdningen opdateres.

Bemærk

Kassen kan ikke gå i minus: En kontant udgift, som der ikke er nok kontanter til, afvises. Registrér i så fald først et indskud.

---

Bilag og kvitteringer

Tryk på en postering i journalen for at åbne detaljerne. Der kan du:

• Uploade bilag – et foto eller en PDF, f.eks. kassebonen til en kontant udgift. Et bilag kan udskiftes senere. Er posteringen låst af en kasseafslutning, bevares bilaget som dokumentation.
• Udskrive kvittering eller sende den via e-mail – ved fakturabetalinger kan mailen gå direkte til fakturakontakten.

---

Fakturaer posteres automatisk

Så snart du markerer en faktura som betalt eller registrerer en delbetaling, posteres betalingen automatisk i journalen – med den pågældende betalingsmetode. Kontant betalte fakturaer øger kassebeholdningen, kort- eller overførselsbetalinger vises som journalpost uden virkning på kassen.

Note

Delbetalinger: Betaler en kunde kun en del, står fakturaen som Delvist betalt, indtil restbeløbet er registreret. Det udestående beløb kan altid ses på fakturaen.

---

Afslut kassen

1. Åbn „Kasseafslutning”

   TheraTap viser dig den forventede beholdning – kassebeholdningen ifølge kassebogen.

2. Tæl kontanterne

   Indtast det optalte samlede beløb, eller vælg Sedler & mønter og indtast hver værdi for sig – TheraTap lægger sammen. Differencen ser du med det samme.

3. Afslut

   Med „Udlign difference som postering” posterer TheraTap et overskud eller underskud som kassedifference, så forventet og optalt stemmer igen. Sæt eventuelt flueben ved „Kasse kontrolleret”, og tilføj en note.

Efter afslutningen åbnes bilaget for kasseafslutningen som PDF. Alle afslutninger finder du i listen Kasseafslutninger, inklusive sedler/mønter og bilag.

Udlign en difference senere

Har du ikke udlignet en difference ved afslutningen, kan du gøre det senere i listen over kasseafslutninger via Udlign difference. TheraTap opretter så en korrektionspostering med dags dato og knytter den til den oprindelige afslutning. En årsag er påkrævet, f.eks. en genoptælling. Selve kasseafslutningen forbliver uændret.

---

Eksport til din revisor

Under Eksport vælger du en periode (med genveje som „Sidste måned” eller „Sidste år”) og typen af eksport:

• Kassebog – alle posteringer i perioden med løbende saldo, som PDF eller CSV.
• Dagsindtægter – indbetalinger pr. dag og betalingsmetode.
• DATEV (kasse) – kassebogen som DATEV-posteringsbatch (EXTF) med kontiene fra din DATEV-kontoplan.
• Revisorrapport – en Excel-fil med moms efter faktura- og betalingsdato, linjer og betalingsjournalen.

Mere om fakturaeksport: Betalinger & eksport.

---

Tilbageførsel

En forkert postering tilbagefører du i detaljerne via Tilbagefør. Angiv en årsag – „Fejlpostering” eller din egen. Ved fakturabetalinger vælger du desuden, hvordan pengene betales tilbage til kunden.

En kassebog skal være løbende og uforanderlig – derfor bliver den oprindelige postering aldrig slettet eller ændret. I stedet opretter TheraTap en modpostering, der henviser til den oprindelige. Begge linjer bliver stående i journalen, og kassebeholdningen tilpasses automatisk.

Hører den tilbageførte betaling til en faktura, beregnes dens status igen – en fuldt tilbageført betaling sætter fakturaen tilbage til åben.

Note

Hver postering har et løbenummer. En allerede tilbageført postering kan ikke tilbageføres igen, og en modpostering kan heller ikke tilbageføres – så forbliver journalen fuldt sporbar.