Aftaleanmodninger

Hver online booking fra en dyreejer ankommer som en aftaleanmodning i din personlige indbakke. Du kan på ét blik se, hvem der vil have hvad og hvornår – og beslutte med ét klik, om aftalen finder sted. Kontakter og dyr oprettes automatisk, notifikationer sendes, og ressourcer verificeres. Ingen manuel dataindtastning, ingen frem og tilbage på telefonen.

---

Overblik

Digital indbakke

Alle online bookinger ét sted – med statistik, hastighedsindikatorer og automatiske opdateringer.

Ét klik er nok

Bekræft eller afvis – TheraTap håndterer resten: kalender, notifikationer, ressourcer.

Automatiske kontakter

Kontakt og dyr oprettes eller linkes automatisk ved hver booking. Ingen manuel indtastning nødvendig.

E-mail og SMS

Dyreejere informeres automatisk ved hvert trin – inklusive en kalenderfil til nem planlægning.

Ressourcer verificeret

Før bekræftelse tjekker TheraTap automatisk, om rum, udstyr og terapeut er ledige.

Live-opdateringer

Nye anmodninger vises automatisk hvert 30. sekund – plus et badge i hovedmenuen for øjeblikkelig synlighed.

---

Dashboard og overblik

Åbn Appointment Requests i hovedmenuen. Du ser straks fire nøgletal:

Måling	Hvad den viser
Open Requests	Samlet antal alle ubehandlede anmodninger
Today	Anmodninger til i dag
This Week	Anmodninger for den aktuelle uge
Overdue	Anmodninger hvis ønskede aftaledato allerede er passeret

Nedenfor finder du listen over alle åbne anmodninger – tydeligt sorteret efter dato. Hver anmodning viser dig direkte:

• Dato og tid for den ønskede aftale
• Navn og e-mail på dyreejeren
• Dyrenavn og art
• Behandlingstype
• Hastighed – farvekodet som overdue, today eller tomorrow

Tip

Et badge i hovedmenuen viser antallet af åbne anmodninger. Så kan du se, om der er kommet nye bookinger, uden at åbne siden. Farven ændrer sig afhængigt af antallet – så intet overses.

---

Hvad en aftaleanmodning indeholder

Åbn en anmodning for at se alle detaljer:

Information	Beskrivelse
Treatment type	Den valgte behandling med varighed og pris
Requested appointment	Dato og tid for det ønskede tidspunkt
Contact details	Navn, e-mail (klikbar), telefonnummer (klikbart)
Animal data	Navn, dyreart, race, alder
Message	Bekymring, symptombeskrivelse, særlige ønsker
Notes	Dine egne noter til anmodningen

---

Behandl anmodninger

1. Åbn anmodningen

   Tryk på en anmodning i listen. Detaljevisningen viser alle indsendte oplysninger på ét blik – inklusive klikbart telefonnummer og e-mailadresse til hurtig kontakt.

2. Gennemgå detaljerne

   Tjek den ønskede aftale, behandlingstypen og dyreoplysningerne. TheraTap viser dig, om de nødvendige ressourcer (rum, udstyr, terapeut) er ledige på det ønskede tidspunkt.

3. Træf en beslutning

   Du har to muligheder:

   Handling	Hvad der sker
   Confirm	Aftalen tilføjes straks kalenderen. Dyreejeren modtager en bekræftelse via e-mail (inklusive en kalenderfil til planlægning) og eventuelt via SMS.
   Decline	Anmodningen lukkes. Du indtaster en årsag, som sendes til dyreejeren via e-mail og eventuelt via SMS.

   For begge handlinger kan du tilføje notes, der inkluderes i notifikationen – f.eks. kørselsvejledning eller forberedelsesinstruktioner.

Vigtigt

Ved bekræftelse tjekker TheraTap automatisk for resource conflicts – dvs. om rum, udstyr eller terapeut allerede er booket på det ønskede tidspunkt. Ved en konflikt får du besked, før aftalen bekræftes.

---

Automatisk oprettelse af kontakt og dyr

En af de største tidsbesparelser: Du behøver ikke overføre data manuelt. Så snart en booking kommer ind, sker følgende i baggrunden:

Kontakt oprettes

TheraTap opretter automatisk en ny kontakt med navn, e-mail, telefon og adresse. Hvis e-mailadressen allerede findes, linkes den eksisterende kontakt, og manglende oplysninger tilføjes.

Dyr registreres

Dyrets navn, art, race og fødselsdato oprettes som en ny patient og tildeles kontakten. Hvis dyret allerede findes, opdateres dataene.

Duplikater forhindres

E-mailadresser normaliseres intelligent – f.eks. genkendes en googlemail.com-adresse automatisk som gmail.com. Det forhindrer duplikerede kontakter.

Klar til brug med det samme

Efter bekræftelse finder du kontakten og dyret direkte i patientjournalen – med en komplet behandlingshistorik fra første aftale.

---

Notifikationer

TheraTap informerer automatisk alle parter – via e-mail og eventuelt via SMS:

Tidspunkt	Til hvem	Indhold
Booking received	Dyreejer	Bekræftelse på, at anmodningen er modtaget
Booking received	Dig / dit team	Notifikation om den nye anmodning
Appointment confirmed	Dyreejer	Aftalebekræftelse med en .ics-kalenderfil til tilføjelse i egen kalender
Appointment declined	Dyreejer	Afvisning med din årsag

Tip

Du kan tilpasse teksten i e-mail- og SMS-notifikationer under Settings → Communication & Templates.

---

Hurtigfiltre

Over anmodningslisten finder du tre filtre til hurtigt at finde specifikke anmodninger:

Filter	Viser
All	Alle åbne anmodninger
Today	Kun anmodninger med ønsket aftale til i dag
Overdue	Anmodninger hvis ønskede aftale allerede er passeret

Listen opdateres automatisk hvert 30. sekund – nye anmodninger vises uden at genindlæse siden.

---

Efter bekræftelse

Når du bekræfter en anmodning, sker følgende automatisk:

1. Aftalen vises i kalenderen – med terapeut, rum og udstyr
2. Rum og udstyr reserveres for aftalens varighed
3. Dyreejeren modtager bekræftelsen med en kalenderfil
4. Kontakten og dyret er tilgængelige i patientjournalen
5. Anmodningen fjernes fra den åbne liste og arkiveres

Derfra kan du begynde at arbejde med behandlingen direkte – start en behandling, planlæg opfølgende aftaler eller kommuniker via beskeder.

---

Anmodningstilstand vs. automatisk bekræftelse

Du bestemmer, hvordan online bookinger skal fungere:

Tilstand	Adfærd	Ideel til
Appointment Request (standard)	Hver booking ankommer som en åben anmodning. Du gennemgår og bekræfter manuelt.	Praksisser, der vil gennemgå hver aftale på forhånd
Automatic Confirmation	Aftalen bekræftes med det samme og tilføjes kalenderen.	Praksisser med klart definerede arbejdstider og ressourcer

Du kan vælge tilstanden under Settings > Booking Settings.

Bemærk

Selv ved automatisk bekræftelse oprettes kontakter og dyr automatisk, ressourcer verificeres, og notifikationer sendes – den eneste forskel er, at du ikke behøver bekræfte manuelt.

---

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg stadig se afviste eller bekræftede anmodninger? Ja. Bekræftede aftaler findes i kalenderen, og afviste anmodninger forbliver synlige i arkivet.

Hvad sker der, hvis en dyreejer booker to gange? TheraTap genkender eksisterende kontakter via e-mailadresse og linker automatisk bookingen til den eksisterende kontakt – uden duplikater.

Reserveres rum og udstyr automatisk? Ja. Hvis dine behandlingstyper har ressourcer tildelt, reserveres de automatisk under booking og tjekkes for konflikter ved bekræftelse.

Kan jeg bruge brugerdefineret tekst til bekræftelsesmailen? Ja. Under Settings → Communication & Templates kan du individuelt tilpasse e-mail- og SMS-skabeloner.

Understøtter TheraTap SMS-notifikationer? Ja. Ud over e-mails kan bookingbekræftelser og afvisninger også sendes via SMS – forudsat at du har aktiveret SMS-funktionen.

---

Relaterede emner

Public Booking PageDin professionelle bookingside – autogenereret, nem at dele og direkte indlejringsbar.

Online Booking CalendarOpsætning og konfiguration af hele online bookingsystemet.

MessagesKommuniker med dyreejere direkte fra TheraTap.

Resources & RoomsAdministrer rum og udstyr, forhindr dobbeltbookinger.

Contacts & Patient RecordsKontakter, dyr og den komplette behandlingshistorik.

Calendar & Appointment OverviewAlle bekræftede aftaler på ét blik.