Kalender & aftaleoversigt

Kalenderen er kontrolcentret for din daglige praksis. Uanset om det er et hjemmebesøg, en staldaftale eller en behandling på klinikken — alt samles her. Bekræftede online bookinger vises automatisk, manuelle aftaler oprettes på sekunder, og du kan flytte alt præcis hvor det hører til via drag & drop.

---

Overblik

Tre visninger

Uge-, måneds- og listevisning — afhængigt af hvad du har brug for lige nu.

Drag & Drop

Flyt aftaler med mus eller touch og justér varigheden — uden at åbne en formular.

Teamkalender

Filtrér aftaler efter teammedlem med individuelle farver og arbejdstider på ét blik.

Fuldt automatisk

Online bookinger, påmindelser og fødselsdage vises af sig selv.

---

Kalendervisninger

TheraTap tilbyder tre visninger, du kan skifte mellem når som helst:

Visning	Ideel til	Hvad du ser
Week view	Daglig planlægning, mobile ture	Tidsgitter med 30-minutters slots, arbejdstider som baggrund, aktuel tid som markør
Month view	Langsigtsplanlægning, ferieperioder	Kompakt overblik med op til tre aftaler per dag, kalenderuger i siden
List view	Hurtigt overblik	Alle aftaler de næste 7 dage som en overskuelig liste

Tip

Din valgte visning, dato og aktive filtre gemmes i URL’en. Det betyder, at du kan sætte bogmærker eller dele links med dit team — alle ser præcis den samme visning.

---

Opret og rediger aftaler

1. Åbn kalenderen

   Gå til Calendar i hovedmenuen. Du ser straks alle kommende aftaler i din valgte visning.

2. Opret en ny aftale

   Klik på et frit tidsrum i ugevisningen eller brug knappen + New Appointment. I aftaleformularen indtaster du:

   • Contact and animal — Vælg fra dine eksisterende kontakter eller opret nye direkte
   • Treatment type — f.eks. første behandling, opfølgning, kontrol
   • Date and time — Vælg det passende tidspunkt
   • Duration — Hentes automatisk fra behandlingstypen, men kan justeres
   • Assigned team member — Hvem udfører behandlingen?
   • Room or equipment — Hvis du administrerer praksislokaler eller udstyr
   • Address or notes — Særligt vigtigt ved hjemmebesøg og staldbesøg

   Tip

   Manuelle aftaler er uafhængige af online booking — ideelt til hjemmebesøg uden forudgående forespørgsel, kontrolaftaler eller personlige blokeringer som frokostpauser eller rejsetider.

3. Rediger en aftale

   Klik på en eksisterende aftale for at åbne formularen. Der kan du justere alt: tid, dato, behandlingstype, varighed, tildelt person, adresse eller noter.

4. Flyt en aftale via drag & drop

   I ugevisningen kan du ganske enkelt tage fat i aftaler med musen og trække dem til en ny position. TheraTap tjekker automatisk, om det nye tidsrum er ledigt — aftaler kan ikke flyttes til blokerede områder.

5. Juster aftalevarighed via resize

   Træk i bunden eller toppen af en aftale for at ændre varigheden direkte i kalenderen — ingen formular nødvendig. Her tjekker TheraTap også, at aftalen ikke strækker sig ind i blokerede tider.

6. Aflys eller slet en aftale

   Aftaler, der ikke finder sted, kan aflyses eller slettes. Valgfrit sendes en aflysnings-e-mail til dyreejeren.

---

Gentagne aftaler

Behandlinger løber ofte over flere uger. I stedet for at indtaste hver opfølgning i hånden opretter du en recurring series — TheraTap genererer alle aftaler for behandlingsperioden automatisk.

1. Aktiver serien

   I aftaleformularen slår du Recurring appointment til. Gentagelsesindstillingerne vises.

2. Sæt rytmen

   • Frequency — dagligt, ugentligt, hver anden uge eller månedligt
   • Interval — f.eks. “every 2 weeks” eller “every 3 months”
   • Weekdays — ved ugentlig gentagelse kan du vælge flere dage (f.eks. man + ons)

3. Definer slutningen

   Beslut, hvornår serien slutter — enten until a date eller after a fixed number af aftaler.

4. Gem

   Alle aftaler i serien oprettes og vises i kalenderen med et repeat icon ⟳.

Én aftale eller hele serien

Når du redigerer eller sletter en gentagen aftale, spørger TheraTap, hvilke aftaler der skal påvirkes — ligesom du kender det fra Google eller Outlook:

Valg	Effekt
Only this appointment	Ændrer kun den valgte forekomst — resten af serien forbliver urørt
This and all following	Ændringen gælder fra den valgte aftale og frem; tidligere aftaler lades i fred
The entire series	Ændringen gælder for hver aftale i serien

Individuelt flyttede aftaler

Træk en enkelt gentagen aftale til et nyt tidspunkt, og den bliver en exception: den beholder sin nye tid, selv om du senere ændrer hele serien.

Påmindelser & Google-synk

Hver aftale i en serie er en fuld aftale. Aftalepåmindelser, Google Calendar sync, og ICS-eksport virker for hver forekomst præcis som ved enkelte aftaler.

---

Online bookinger i kalenderen

Bekræftede appointment requests vises automatisk i kalenderen — du behøver ikke overføre noget manuelt. Hver online aftale viser:

• Treatment type — Hvad der blev booket
• Animal name and pet owner — Hvem der kommer med hvilket dyr
• Location — Ved mobile besøg dyreejerens adresse
• Duration — Ifølge dine indstillinger for den pågældende behandlingstype

Online bookinger og manuelt oprettede aftaler vises identisk i kalenderen og kan redigeres på samme måde.

---

Farvekodning og visuel orientering

Kalenderen bruger farver, så du kan orientere dig på ét blik:

Element	Visning
Team members	Initialer-badge på hver aftale — så du straks ser, hvem der er tildelt
Custom appointment colors	Tildel en unik farve per aftale til kategorisering
Working hours	Lysegrå baggrund i ugevisningen viser teamtilgængelighed
Resource availability	Individuelle pastelfarver per lokale, udstyr eller teammedlem
Blocked times	Gråmarkerede områder for availability exceptions
Exceptions	Rødmarkerede områder for teamundtagelser som ferie eller sygdom
Birthdays	Lyserøde heldags-poster for dyrefødselsdage — klik for at hoppe direkte til patientjournalen

Bemærk

Tilpassede aftalefarver og ressourcefarvekodning er en del af avancerede funktioner. Hvilke farveelementer du ser, afhænger af dit abonnement.

---

Filtrering og fokus

Med filterbjælken øverst i kalenderen kan du indsnævre visningen:

Filter	Funktion
Team member	Vis kun aftaler for en bestemt person
Treatment type	Filtrér efter specifikke behandlingstyper
Room	Vis kun aftaler i et bestemt lokale
Equipment	Vis kun aftaler med specifikt udstyr

Filtre kan kombineres frit og bevares i URL’en — når du genindlæser siden, ser du den samme filtrerede visning.

---

Teamkalender

Hvis din konto har flere teammedlemmer, bliver kalenderen et fælles planlægningshub:

• Alle aftaler på ét blik — Se aftaler for alle teammedlemmer samtidigt, adskilt med initialer-badges
• Individuelle arbejdstider — Ugevisningen viser hvert teammedlems tilgængelighed med farvede baggrunde
• Hurtig filtrering — Ét klik på et teammedlem filtrerer hele kalenderen
• Legend — En forklaring nederst viser farverne for alle teammedlemmer og ressourcer

Bemærk

Hvem der kan se og redigere hvilke aftaler, afhænger af rettigheder. Læs mere under Team & roller.

---

Fødselsdage i kalenderen

Hvis du har indtastet en fødselsdag for et dyr, vises den automatisk som en heldags-post i kalenderen — fremhævet i lyserødt med dyrets navn. Et klik tager dig direkte til patientjournalen. En fin påmindelse om at ønske dine klienter tillykke med deres kæledyrs fødselsdag.

---

Google Calendar & ICS-abonnement

TheraTap kan forbindes til eksterne kalendere:

• Google Calendar sync — Forbind din Google Calendar, så dine TheraTap-aftaler også vises der. Forbindelsen kan etableres og afbrydes når som helst.
• ICS calendar subscription — Abonner på din TheraTap-kalender via ICS-link i enhver kalenderapp (Apple Calendar, Outlook, Thunderbird osv.). Aftaler synkroniseres automatisk.

Send til Google kun (ensrettet synk)

Som standard kører synkroniseringen i begge retninger: TheraTap-aftaler vises i Google og Google-begivenheder vises i TheraTap. Vil du hellere beholde din tidsplan kun i Google, deaktiver “Import Google events into TheraTap” — direkte i Google-forbindelsesdialogen eller under Settings → Appointments. TheraTap-aftaler sendes stadig til Google, men Google-begivenheder importeres ikke længere — tidligere importerede Google-begivenheder fjernes fra TheraTap. Du kan sætte denne indstilling endda før forbindelse.

---

Ruteplanlægning til mobile aftaler

Altid på farten? Fra kalenderen klikker du på Open route planning for today for at åbne turplanlægning — med kort, daglig rute og optimering via Google Routes Matrix API.

Læs mere under Turplanlægning.

---

Automatiske påmindelser

TheraTap kan automatisk påminde dine klienter om kommende aftaler:

• Email reminder — 24 timer før aftalen, inkl. en ICS-kalenderfil til gemning
• SMS reminder — Hvis SMS er aktiveret for dit team
• Preview — Du kan gennemgå påmindelses-e-mailen, før den sendes

Påmindelser aktiveres per aftale og sendes automatisk. Læs mere under Aftalepåmindelser.

---

Samspil med andre funktioner

Funktion	Forbindelse
Online booking	Bekræftede forespørgsler vises automatisk i kalenderen
Working hours	Definer bookbare tidsrum og baggrundsvisningen i kalenderen
Availability exceptions	Bloker tidsperioder — synlige som grå eller røde blokke i kalenderen
Appointment reminders	Automatiske e-mail- og SMS-påmindelser før aftalen
Turplanlægning	Daglig rute med kort, KPI’er og optimering til mobile aftaler
Team & roller	Rettigheder bestemmer synlighed og redigeringsrettigheder i kalenderen
Kontakter & patientjournaler	Hop direkte fra en aftale til dyret eller kontakten

---

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg flytte aftaler via drag & drop? Ja. I ugevisningen kan du frit flytte aftaler og justere deres varighed. TheraTap forhindrer automatisk overlap med blokerede tider.

Kan jeg se hele teamets aftaler? Ja. Uden aktivt filter ser du alle aftaler for alle teammedlemmer. Med filterbjælken kan du filtrere efter individuelle personer, behandlingstyper, lokaler eller udstyr.

Hvad sker der, når en online booking bekræftes? Aftalen vises straks i kalenderen — med alle detaljer fra bookingen. Du behøver ikke overføre noget manuelt.

Kan jeg se min kalender i andre apps? Ja. Forbind din Google Calendar eller brug ICS-kalenderabonnementet til Apple Calendar, Outlook og andre apps.

Bliver klienter påmindet automatisk? Ja, hvis du har aktiveret påmindelsesfunktionen. 24 timer før aftalen modtager dyreejere en e-mail (og eventuelt en SMS) med alle aftaledetaljer.

---

Relaterede emner

• Aftaleforespørgsler — Accepter og administrér online bookinger
• Treatment types — Varighed, pris og beskrivelse af dine services
• Opgaver — Organiser to-do’er og teamopgaver
• Team & roller — Rettigheder og teamadministration
• Turplanlægning — Daglig rute med kort og optimering