Gå til indhold
TheraTapTheraTapTheraTap

Tilgængelighedsundtagelser

Ikke alle dage går efter planen. Efteruddannelse, helligdage, en fri eftermiddag eller tre ugers ferie – med availability exceptions fortæller du TheraTap, hvornår du er utilgængelig. De berørte perioder fjernes automatisk fra din online booking, så klienter kun ser aftaler, der reelt er ledige. Ingen opfølgende opkald, ingen dobbeltbookinger, ingen misforståelser.

Overblik

Sektion kaldt “Overblik”

Tre undtagelsestyper

Hele dagen, tidsinterval eller tilbagevendende – den rigtige type til ethvert fravær.

Træder i kraft med det samme

Hver undtagelse træder i kraft i realtid. Blokerede tider forsvinder straks fra online booking.

Team og ressourcer

Undtagelser gælder for hele praksissen eller kun for individuelle terapeuter og rum – du bestemmer.

Kalenderoverblik

Alle blokerede tider vises farvekodede i din praksiskalender – intet overses.

De tre undtagelsestyper

Sektion kaldt “De tre undtagelsestyper”

Afhængigt af situationen vælger du den passende type:

Type Hvornår bruges den? Eksempler
Full Day Du er utilgængelig hele dagen Ferie, helligdag, sygedag
Time Range Kun bestemte timer på en dag er blokeret Lægebesøg om morgenen, fri eftermiddag, efteruddannelse kl. 13–17
Recurring Regelmæssigt fravær på bestemte ugedage Hver onsdag fri, fredag eftermiddag efteruddannelse

Opret en undtagelse

Sektion kaldt “Opret en undtagelse”

  1. Åbn indstillinger

    Gå til Settings > Availability Exceptions. Du ser et overblik over alle eksisterende undtagelser.

  2. Vælg type

    Klik Add New Exception og vælg én af de tre typer:

    • Full Day – Vælg datoen (eller et datointerval). Hele dagen blokeres.
    • Time Range – Vælg dato, starttid og sluttid. Kun denne periode blokeres.
    • Recurring – Vælg de berørte ugedage (f.eks. mandag og onsdag) og hvornår reglen skal gælde. Du kan eventuelt angive en slutdato – uden slutdato gælder reglen på ubestemt tid.

  3. Tilføj titel og beskrivelse

    Giv undtagelsen en beskrivende titel (f.eks. “Summer Vacation”, “Osteopathy Continuing Education” eller “Holiday”). Du kan eventuelt tilføje en beskrivelse – den er kun synlig for dig og dit team.

  4. Gem

    Klik Save. Undtagelsen bliver aktiv med det samme – de berørte tider kan ikke længere bookes fra dette øjeblik.

Sådan påvirker undtagelser online booking

Sektion kaldt “Sådan påvirker undtagelser online booking”

Så snart du gemmer en undtagelse, sker følgende automatisk:

  • De berørte tider forsvinder fra online booking – klienter ser disse tider slet ikke længere
  • Dine normale arbejdstider tilsidesættes for perioden
  • I praksiskalenderen fremhæves blokerede tider med farve, så du og dit team altid har overblik

Eksempel – Time Range:

  • Dine arbejdstider mandag: 8:00 AM – 4:00 PM
  • Du indtaster en undtagelse: Mandag 12:00 PM – 4:00 PM (efteruddannelse)
  • Resultat: Kun 8:00 AM – 12:00 PM forbliver bookbar

Eksempel – Recurring:

  • Du vil have fri hver fredag
  • Type: Recurring, Weekday: Friday, Start: March 1, 2025
  • Resultat: Fra marts blokeres hver fredag automatisk for bookinger

Team- og ressourceundtagelser

Sektion kaldt “Team- og ressourceundtagelser”

Availability exceptions kan sættes på to niveauer:

Niveau Effekt Typisk brug
Praksisomfattende (Team) Gælder for hele praksissen og alle bookinger Helligdage, firmasommerferie, praksisarrangementer
Pr. ressource Gælder kun for en bestemt terapeut eller et rum Individuel ferie, en kollegas efteruddannelse, renovering af rum

Begge niveauer tages med i beregningen af tilgængelighed. Hvis enten praksissen eller den nødvendige ressource er blokeret, kan tiden ikke bookes.

Administrer undtagelser

Sektion kaldt “Administrer undtagelser”

Alle undtagelser kan justeres når som helst:

  • Edit – Ændr dato, tid, titel eller beskrivelse
  • Extend or shorten – Juster perioder fleksibelt
  • Delete – Undtagelsen fjernes, og tiderne er straks bookbare igen

Hver ændring træder i kraft i realtid på online booking. Ingen genstart eller ekstra publicering er nødvendig.

Samspil med andre indstillinger

Sektion kaldt “Samspil med andre indstillinger”
Indstilling Rolle
Working Hours Definerer rammen, inden for hvilken bookinger er mulige
Availability Exceptions Udelukker specifikke tider inden for denne ramme
Resources & Rooms Kan have egne undtagelser, uafhængigt af praksisundtagelser
Treatment Types Bestemmer varighed og type af bookbare aftaler

Sammen skaber de et realistisk billede af din faktiske tilgængelighed – automatisk beregnet, altid opdateret.

Relaterede emner

Sektion kaldt “Relaterede emner”