Gå til indhold
TheraTapTheraTapTheraTap

Ressourcer & rum

I en praksis med flere terapeuter, behandlingsrum og specialudstyr kan aftaleplanlægning hurtigt blive forvirrende. Ressource- og rumstyringen i TheraTap løser det: Du opsætter én gang, hvem der kan behandle hvad og hvor – og TheraTap sikrer automatisk, at alt passer sammen, og at intet dobbeltbookes for hver aftale.

Overblik

Sektion kaldt “Overblik”

Ingen dobbeltbookinger

TheraTap tjekker automatisk, om terapeut, rum og udstyr er ledige samtidigt for hver booking.

Individuelle arbejdstider

Hvert teammedlem får egne ugeplaner, tidsblokke og undtagelser – uafhængigt af hinanden.

Kompetencer og kvalifikationer

Definer hvem der kan udføre hvilke behandlingstyper. TheraTap tager højde for det ved hver booking.

Farvekodet kalender

Hver ressource får sin egen farve – for øjeblikkeligt overblik over, hvem der er planlagt hvornår og hvor.

Hvad er ressourcer og rum?

Sektion kaldt “Hvad er ressourcer og rum?”
Resources Rooms
Hvad? Dine teammedlemmer, der udfører behandlinger Fysiske behandlingssteder i din praksis
Eksempler Terapeut A, Terapeut B, Assistent C Behandlingsrum 1, Træningsområde, Longeringsbane
Individuelle planer Ja – individuelle arbejdstider og undtagelser pr. person –
Farvekodning Ja – for bedre overblik i kalenderen –
Skills Ja – hvilke behandlingstyper der mestres –

Opsæt ressourcer

Sektion kaldt “Opsæt ressourcer”

Ressourcer er kernen i din aftaleplanlægning. Hver ressource repræsenterer et teammedlem, der kan udføre behandlinger.

  1. Åbn indstillinger

    Gå til Settings > Booking Settings > Resources & Rooms.

  2. Opret en ny ressource

    Klik + Create Resource og tildel et teammedlem. For hver ressource kan du definere:

    • Person – Hvilket teammedlem ressourcen repræsenterer
    • Color – En kalenderfarve for bedre overblik (f.eks. blå til Terapeut A, grøn til B)
    • Active/Inactive – Om ressourcen aktuelt er tilgængelig

  3. Tildel kompetencer

    Definer hvilke behandlingstyper denne ressource kan udføre. Kun behandlingstyper tildelt som skills kan bookes for denne person.

    Eksempel: Terapeut A kan udføre “Initial Assessment”, “Follow-up Treatment” og “Laser Therapy”, mens Assistent B kun tilbyder “Massage” og “Lymphatic Drainage”.

  4. Angiv individuel tilgængelighed

    Under fanen Availability indstiller du individuelle arbejdstider for hver ugedag – uafhængigt af praksisens generelle arbejdstider:

    • Starttid og sluttid pr. ugedag
    • Flere tidsblokke pr. dag (f.eks. formiddag i praksis, eftermiddag til staldbesøg)
    • Deaktiver individuelle dage helt

  5. Tilføj undtagelser

    Under fanen Exceptions kan du indtaste afvigelser fra den normale plan:

    • Full-day exceptions – f.eks. ferie eller efteruddannelse
    • Time window exceptions – f.eks. lægebesøg tirsdag morgen
    • Recurring exceptions – f.eks. hver fredag fri i en bestemt periode

Opsæt rum

Sektion kaldt “Opsæt rum”

Rum repræsenterer de fysiske behandlingssteder i din praksis. De kategoriseres med room types.

  1. Opret rumtyper

    Opret først rumtyper, der beskriver, hvilken slags rum der er nødvendigt – f.eks. “Treatment Room”, “Training Area” eller “Lunging Arena”.

  2. Opret rum

    Opret en post for hvert fysiske rum og tildel det en rumtype:

    • Name – f.eks. “Treatment Room 1” eller “Training Area North”
    • Room Type – f.eks. “Treatment Room”
    • Active/Inactive – Om rummet aktuelt kan bruges
Sektion kaldt “Link behandlingstyper med rum og udstyr”

Det sidste trin forbinder det hele. I hver behandlingstype kan du angive:

  • Required room type – f.eks. “Treatment Room” (valgfrit)
  • Required equipment type – f.eks. “Laser Device” eller “Magnetic Field Device” (valgfrit)

Eksempler:

Treatment Type Room Type Equipment Type
Initial Assessment Dog Treatment Room –
Laser Therapy Treatment Room Laser Device
Magnetic Field Therapy Treatment Room Magnetic Field Device
Equine Osteopathy Mobile – –

Behandlingstyper uden rum- eller udstyrstildeling (f.eks. mobile besøg) er kun begrænset af ressourcens tilgængelighed.

Sådan fungerer automatisk aftaleplanlægning

Sektion kaldt “Sådan fungerer automatisk aftaleplanlægning”

Det er den reelle styrke: Ved hver booking tjekker TheraTap automatisk tre ting samtidigt:

  1. Terapeut ledig? – Har en ressource med den matchende kompetence tilgængelighed på dette tidspunkt?
  2. Rum ledigt? – Er et rum af den nødvendige type ledigt?
  3. Udstyr ledigt? – Er et stykke udstyr af den nødvendige type ledigt?

Kun når alle tre betingelser er opfyldt, vises tiden som bookbar. TheraTap tager også højde for den konfigurerbare buffer mellem aftaler, så ingen booking ligger direkte op ad den næste.

Eksempel

Sektion kaldt “Eksempel”

Din praksis har 2 terapeuter og 1 behandlingsrum. Kl. 10:00 har Terapeut A allerede en aftale i behandlingsrummet:

  • Terapeut B + Treatment Room → Ikke bookbar (rum optaget)
  • Terapeut B + Mobile Visit → Bookbar (intet rum nødvendigt)
  • Terapeut A + Follow-up Treatment → Ikke bookbar (allerede optaget)

Forhindring af dobbeltbookinger i detaljer

Sektion kaldt “Forhindring af dobbeltbookinger i detaljer”

TheraTap beskytter dig pålideligt mod overlappende aftaler:

  • Room conflicts – Et rum tildeles aldrig to aftaler på samme tid
  • Equipment conflicts – Hvert stykke udstyr er kun ledigt én gang pr. tidspunkt
  • Personnel conflicts – Intet teammedlem planlægges to gange
  • Transaction safety – Selv ved samtidige bookinganmodninger opstår der ingen konflikter

Administrer ressourcer og rum

Sektion kaldt “Administrer ressourcer og rum”

I daglig drift kan du reagere fleksibelt når som helst:

Handling Hvornår er det nyttigt?
Deactivate Renovering, udstyrreparation, barsel, længere fravær
Reactivate Rum eller person er ledig igen
Add Exception Kort varsel ferie, kursusdag, lægebesøg
Adjust Skills Teammedlem har ny kvalifikation eller tilbyder ikke længere en ydelse
Change Color Optimér kalenderoverblik

Deaktiverede ressourcer og rum udelukkes fra tilgængelighedsberegninger – eksisterende aftaler påvirkes ikke.

Relaterede emner

Sektion kaldt “Relaterede emner”