Gå til indhold
TheraTapTheraTapTheraTap

Beskeder

Hver henvendelse, der kommer ind via din kontaktformular eller din offentlige bookingside, lander automatisk i din beskedsektion. Du kan straks se, hvem der har skrevet, svare direkte fra TheraTap og holde styr på det hele med statusfiltre. Kontakter oprettes automatisk – så du problemfrit kan gå fra første kontakt til første behandling.

Overblik

Sektion kaldt “Overblik”

Automatisk oprettelse af kontakter

Nye afsendere gemmes automatisk som kontakter – med navn, e-mail og telefonnummer. Du kan fortsætte med det samme.

Svar direkte

Skriv tilbage direkte fra TheraTap. Hele beskedhistorikken forbliver tydeligt organiseret ét sted.

E-mailnotifikation

Du modtager en e-mail med et direkte link til henvendelsen for hver ny besked – så intet går tabt.

Status og filtre

Adskil åbne og afsluttede henvendelser på ét blik. Så ved du altid, hvad der stadig skal gøres.

Modtagelse af beskeder

Sektion kaldt “Modtagelse af beskeder”

Så snart nogen indsender din kontaktformular, sker følgende automatisk:

  1. Beskeden lander i din indbakke

    Henvendelsen vises straks i sektionen Messages i hovedmenuen. Du kan se beskedteksten, afsenderens navn og tidsstempel.

  2. Kontakt oprettes automatisk

    TheraTap opretter en ny kontakt ud fra formulardata – inklusive navn, e-mailadresse og telefonnummer (hvis angivet). Hvis kontakten allerede findes, genkendes og linkes den automatisk.

  3. Dyr linkes

    Hvis personen angiver et dyrenavn, linker TheraTap beskeden til det matchende dyr i din database – eller viser dyrenavnet til senere oprettelse.

  4. Du får besked via e-mail

    Du modtager en e-mail med emnet “New message received.” Ét klik tager dig direkte til henvendelsen i TheraTap.

Besvare og administrere beskeder

Sektion kaldt “Besvare og administrere beskeder”

Din beskedsektion fungerer som en chat: Til venstre ser du alle samtaler, til højre beskedhistorikken for den valgte henvendelse.

Besvare en besked

Sektion kaldt “Besvare en besked”

Åbn en samtale og skriv dit svar direkte i tekstfeltet nederst. Din besked gemmes i historikken – så du altid har hele udvekslingen med en person ét sted.

Angiv status

Sektion kaldt “Angiv status”

Hver samtale har én af to statusser:

Status Betydning
Open Endnu ikke løst – henvendelsen venter på dit svar.
Resolved Du har svaret, og henvendelsen er lukket.

Klik Mark as resolved, når du er færdig. Hvis du opdager, at noget stadig er åbent, kan du genåbne samtalen når som helst med Reopen.

Filtrering

Sektion kaldt “Filtrering”

Brug fanerne øverst til at filtrere dine beskeder:

  • Unresolved – alle åbne henvendelser (med antal)
  • Resolved – alle afsluttede henvendelser
  • All – det fulde overblik

Så kan du på ét blik se, hvor mange henvendelser der stadig venter på dig.

Hvad du ser i hver besked

Sektion kaldt “Hvad du ser i hver besked”

Hver samtale viser alle relevante oplysninger på ét blik:

Information Detaljer
Beskedtekst Bekymringen, spørgsmålet eller aftaleanmodningen
Kontaktoplysninger Navn, e-mailadresse og telefonnummer
Dyr Dyrenavn, hvis angivet – direkte linket til patientjournalen
Tidsstempel Hvornår beskeden blev modtaget (f.eks. “2 hours ago”)
Kilde Hvor beskeden kom fra (f.eks. offentlig kontaktformular)
Historik Hele beskedudvekslingen inklusive dine svar og systemnoter

Via kontaktnavnet i headeren kan du hoppe direkte til kontaktprofilen – hvor du kan tilføje et dyr, starte en behandling eller oprette dokumenter.

Fra besked til klient

Sektion kaldt “Fra besked til klient”

Da kontakten allerede er oprettet automatisk, kan du problemfrit fortsætte:

  • Tilføj et dyr – opret et dyr direkte i kontaktprofilen
  • Start en behandling – begynd den indledende behandling med det samme
  • Opret en aftale – tilføj en aftale i kalenderen
  • Tilføj kontaktoplysninger – suppler adresse, noter eller andre detaljer
  • Opret dokumenter – send kontrakter eller samtykkeformularer direkte

Beskeden er dit udgangspunkt – herfra starter du hele klientforholdet.

Statistik

Sektion kaldt “Statistik”

I beskedsektionen kan du altid se, hvordan dine henvendelser står:

Måling Hvad den viser
Open Antal uløste henvendelser
Resolved Antal afsluttede henvendelser
Today Henvendelser modtaget i dag
Total Alle henvendelser til dato

Det hjælper dig med at holde overblikket, også på travle dage.

Relaterede emner

Sektion kaldt “Relaterede emner”