Gå til indhold
TheraTapTheraTapTheraTap

Arbejdstider

Arbejdstider er kernen i dit online bookingsystem. De definerer på hvilke dage og tidspunkter klienter kan booke aftaler hos dig. For hver ugedag bestemmer du tidsvinduerne, længden på aftaleintervallerne og hvor meget buffertid der skal være mellem to aftaler – TheraTap beregner automatisk de ledige bookingtider ud fra disse indstillinger.

Overblik

Sektion kaldt “Overblik”

Fleksible ugeplaner

Aktivér individuelle ugedage og opsæt så mange tidsblokke pr. dag, som du har brug for – perfekt til frokostpauser eller opdelte arbejdsdage.

Individuel tidsinterval

Vælg et tidsinterval på 15, 30, 45 eller 60 minutter pr. tidsblok. Korte opfølgninger om morgenen, længere behandlinger om eftermiddagen? Intet problem.

Buffere og bookingfrister

Indstil buffertider mellem aftaler og definer, hvor sent eller hvor langt frem i tiden bookinger er tilladt.

Aktiv med det samme

Hver ændring træder i kraft med det samme på din online bookingkalender. Klienter ser den opdaterede tilgængelighed med det samme.

Arbejdstider vs. åbningstider

Sektion kaldt “Arbejdstider vs. åbningstider”

TheraTap skelner bevidst mellem to indstillinger:

Working Hours Opening Hours
Formål Styrer de bookbare aftaleintervaller Vises på din offentlige profilside
Indstilling Settings → Working Hours Settings → Public Profile
Påvirker Online bookingkalender Profilside og praksiskatalog

Opsætning

Sektion kaldt “Opsætning”

  1. Åbn Working Hours

    Gå til Settings → Working Hours. Du ser et ugeoverblik fra mandag til søndag.

  2. Aktivér ugedage

    Brug afkrydsningsfelterne til at aktivere de dage, du vil være tilgængelig for bookinger. Deaktiverede dage vises som utilgængelige i bookingkalenderen.

  3. Opret tidsblokke

    For hver aktiv dag opretter du én eller flere tidsblokke:

    • Start time – hvornår blokken begynder (f.eks. 09:00)
    • End time – hvornår blokken slutter (f.eks. 12:00)
    • Slot duration – intervallet hvormed aftaler tilbydes (15, 30, 45 eller 60 minutter)

    TheraTap genererer automatisk de bookbare aftaleintervaller ud fra disse indstillinger. For en blok fra 09:00–12:00 med 30-minutters intervaller oprettes tiderne 09:00, 09:30, 10:00, 10:30, 11:00 og 11:30.

  4. Gem

    Klik Save. Ændringerne træder i kraft med det samme på din online bookingkalender.

Bookingfrister og buffertider

Sektion kaldt “Bookingfrister og buffertider”

Ud over tidsblokkene kan du konfigurere tre yderligere parametre under Settings → Booking Settings, der direkte påvirker, hvilke tider der vises til dine klienter:

Buffertid mellem aftaler

Sektion kaldt “Buffertid mellem aftaler”
Indstilling Buffer mellem aftaler
Range 0–180 minutter (i 5-minutters trin)
Default 0 minutter

Bufferen blokerer automatisk tid før og efter hver bookede aftale. Det giver dig plads til kørsel, rumskift eller opfølgning – uden at klienter kan booke ind i den tid.

Maksimal forudbooking

Sektion kaldt “Maksimal forudbooking”
Indstilling Forudbooking
Range 1–365 dage
Default 60 dage

Bestemmer hvor langt frem i tiden aftaler kan bookes. Med 60 dage ser klienter kun tider inden for de næste to måneder.

Minimum forudbestilling

Sektion kaldt “Minimum forudbestilling”
Indstilling Minimum bookingvarsel
Range 0–120 timer
Default 1 time

Definerer hvor sent en aftale kan bookes. Med 24 timer kan klienter tidligst booke til næste dag. Med 0 er spontane bookinger også mulige.

Sådan beregnes tider

Sektion kaldt “Sådan beregnes tider”

TheraTap kombinerer flere faktorer for at bestemme de ledige bookingtider:

  1. Working hours – Grundramme: Hvilke dage og tidsblokke er aktive?
  2. Treatment duration – Passer den valgte behandling i tidsintervallet? For en 90-minutters behandling tjekker TheraTap, om der er nok sammenhængende intervaller ledige.
  3. Buffer time – Holdes fri før og efter hver eksisterende aftale.
  4. Booking deadlines – Er tiden inden for den tilladte forudbookingperiode?
  5. Availability exceptions – Ferie, helligdage eller efteruddannelse tilsidesætter de normale arbejdstider.
  6. Resources – Er de nødvendige terapeuter, rum og udstyr ledige?
  7. Existing appointments – Allerede bookede eller anmodede aftaler blokeres automatisk.

Resultatet: Klienter ser kun de tider i bookingkalenderen, der reelt er ledige – uden at du behøver at gribe ind manuelt.

Samspil med tilgængelighedsundtagelser

Sektion kaldt “Samspil med tilgængelighedsundtagelser”

Arbejdstider danner grundrammen. Availability exceptions tilsidesætter dem for enkelte dage eller perioder.

Eksempel:

  • Arbejdstider mandag: 08:00–16:00
  • Undtagelse: “Monday, March 10 – Continuing education”
  • Resultat: 10. marts er helt blokeret; alle andre mandage forbliver bookbare som normalt.

Samspil med ressourcer

Sektion kaldt “Samspil med ressourcer”

Hvis du arbejder med ressourcer (teammedlemmer, rum, udstyr), kan disse have deres egen tilgængelighed. TheraTap tjekker automatisk ved hver booking:

  • Har den nødvendige terapeut kapacitet på dette tidspunkt?
  • Er det nødvendige rum ledigt?
  • Er det nødvendige udstyr ledigt?

Teamets arbejdstider danner den ydre ramme – ingen tid kan bookes uden for teamets arbejdstider, selv hvis en individuel ressource teoretisk ville være ledig på det tidspunkt.

Relaterede emner

Sektion kaldt “Relaterede emner”