Kom godt i gang med TheraTap

Velkommen til TheraTap! Denne guide fører dig gennem opsætningen af din praksis fra start til slut — fra dit første login til online tidsbestilling på din egen website. Du kan gennemarbejde hvert trin i rækkefølge eller hoppe direkte til det afsnit, du har brug for. Det, du ikke har brug for med det samme (team, online booking, fakturering), kan du altid vende tilbage til senere.

Sådan bruger du denne guide

Gå de ti stationer igennem én efter én. Trin 1, 5, 6 og 7 er essentielle for alle. Team, fakturering, indtagelsesformularer og online booking er valgfrie — men værd indsatsen i den daglige praksis.

---

Overblik

Klar på 5 minutter

Opret din konto, indtast dine praksisdata, og start dit første befund — ingen langvarig opsætning påkrævet.

Professionelt befund

Dyremodeller, AI-stemmefunktion, tjeklister og fotos — alt i én befundvisning.

Online tidsbestilling

Opsæt din bookingside, og lad klienter anmode om aftaler direkte.

Overalt & offline

Arbejd på smartphone, tablet eller computer — også uden internetforbindelse.

---

1. Opret din konto og indtast praksisdata

1. Registrér dig

   Opret din konto på go.theratap.app. Alt du behøver er en e-mailadresse — registreringen tager under et minut.

2. Indtast dine praksisoplysninger

   Åbn Settings > Company og tilføj:

   • Practice name og legal form (sole proprietorship, partnership, limited company, …)
   • Address (street, postcode, city, country)
   • Phone og contact email
   • Website (valgfrit)

   TheraTap anvender automatisk disse oplysninger på PDF’er, kontrakter, e-mails til dyreejere og din offentlige bookingside — du behøver aldrig indtaste dem to gange.

3. Upload dit logo og brevpapir

   • Logo under Settings → Company — kvadratisk eller rektangulært, PNG med transparent baggrund. Vises på PDF’er, din bookingside og i e-mails.
   • Letterhead under Settings → Design & Letterhead — A4-baggrund som JPG eller PNG, minimum 2480 × 3508 px (300 dpi). Bruges som baggrund på alle PDF’er, kontrakter og rapporter.

   Intet brevpapir endnu?

   Intet problem. Du kan bruge TheraTap uden — PDF’er genereres med dit logo og praksisdata øverst. Du kan tilføje brevpapir senere når som helst.

4. Juster befundfarver og rapportlayout

   Under Settings → Design & Letterhead kan du sætte farverne til annotationer på dyremodellerne (spænding, blokeringer, kommentarer) og vælge, hvordan anamnesetabeller arrangeres i PDF’en. Standarder virker med det samme — det er ren finjustering til dit visuelle design.

Læs mere under Praksisdata & generelle indstillinger.

---

2. Invitér dit team

Har jeg brug for dette?

Spring dette trin over, hvis du arbejder alene. Hvis din praksis vokser senere, vend bare tilbage til dette afsnit.

1. Åbn teamadministration

   Gå til Settings > Users. Du ser en liste over alle teammedlemmer med navn, e-mail og rolle.

2. Invitér et medlem

   Klik på Add Member og indtast fornavn, efternavn, e-mail og rolle:

   Rolle	Rettigheder
   Administrator	Fuld adgang inkl. indstillinger, fakturering og teamadministration
   Editor	Daglig drift: kontakter, dyr, befund, aftaler — men ingen indstillinger eller sletninger

   TheraTap sender automatisk et invitationslink til at sætte adgangskode. Hvis personen allerede har en TheraTap-konto, tilføjes de til teamet med det samme.

3. Tildel ansvar

   Dyr, aftaler, kontakter og opgaver har hver et Assignee-felt. Brug det til at definere, hvem der passer hvilke patienter — i kalenderen kan du derefter filtrere efter teammedlem.

Læs mere under Team & roller.

---

3. Opsæt fakturering

Har jeg brug for dette?

Kun når du er klar til at udstede din første faktura. Hvis du i øjeblikket fakturerer via et andet værktøj, kan du springe dette trin over for nu.

1. Vælg din regnskabsudbyder

   Under Settings > Invoicing vælger du én af to muligheder:

   Udbyder	Anbefalet til
   TheraTap	Komplet faktureringssystem i appen — SEPA QR-kode, DATEV-eksport og XRechnung inkluderet. Ideelt for de fleste praksisser.
   LexWare Office	Befundark overføres til LexWare som fakturakladder. Nyttigt, hvis din bogføring allerede kører der.

2. Indtast skatteoplysninger

   Udfyld dit tax number, VAT ID og — hvis relevant — small business regulation. Når aktiveret, udelader TheraTap automatisk moms på fakturaer.

3. Tilføj bankoplysninger

   Indtast IBAN og BIC én gang. TheraTap genererer en SEPA QR code på hver faktura, som klienter kan scanne direkte med deres bankapp.

4. Definer dit nummereringsskema

   Sæt præfiks, årsformat og starttæller for dine fakturanumre (f.eks. INV-2026-0001). TheraTap tæller derefter op uden huller — vigtigt for lovlig bogføring.

5. Tilføj varer (valgfrit)

   Under Settings > Articles definerer du tilbagevendende services og produkter med pris, momssats og enhed. Du kan derefter indsætte dem på fakturaer med ét klik.

Læs mere under Fakturaindstillinger og Opret fakturaer.

---

4. Opsæt patientanamneseformularer

Hvorfor gøre det nu?

Hvis du er ved at begynde at booke aftaler, er det smart at forberede dine indtagelsesformularer først — du kan derefter sende dem sammen med aftalebekræftelsen, og dyreejere kan udfylde dem i deres eget tempo.

1. Opret en formular

   Åbn Settings → Forms og klik på + New Form. Giv den et navn (f.eks. “Initial Assessment – Horse”) og vælg den matchende animal species (horse, dog, cat eller other).

   Hurtig start til heste

   Når du opretter en ny formular, klik på Load Horse Template for at importere en omfattende formular med 40+ foruddefinerede felter om stald, foder, hovpleje, tidligere sygdomme og mere. Du kan justere skabelonen frit bagefter.

2. Sammensæt felterne

   Brug + Add Field til at bygge formularen. Tilgængelige felttyper inkluderer text, multi-line, dropdown, checkbox, date, number, file upload og heading. Omarranger felter via drag & drop.

3. Markér som standard

   Aktiver Default Form, så TheraTap bruger den automatisk, når ingen artspecifik formular passer. Du kan også konfigurere en dedikeret formular per art.

Du kan derefter sende form link fra enhver patientjournal eller direkte ved oprettelse af en aftale — via e-mail, SMS eller WhatsApp. Dyreejere udfylder den i deres browser uden at skulle logge ind, og svarene lander automatisk i TheraTap.

Læs mere under Patientanamneseformularer.

---

5. Tilføj eller importér kontakter og patienter

I TheraTap er contacts dyreejere og animals er patienter. De gemmes separat og linkes intelligent — én kontakt kan have flere dyr, og ét dyr kan have flere kontaktpersoner.

Mulighed A: Tilføj manuelt

1. Opret en kontakt

   Øverst til højre via + Create > New Contact eller via Contacts > + New Contact. Kun navnet er påkrævet, men til senere kommunikation (e-mail, SMS-påmindelser, fakturaer) er det værd at indtaste email, phone og address med det samme.

2. Tilføj og link et dyr

   Via + Create > New Animal eller direkte fra kontaktvisningen. Indtast species, breed, date of birth, sex, weight, microchip number og eventuelle særlige noter. Link dyret til dets ejer og — eventuelt — til en dyrlæge og stald.

Mulighed B: Importér eksisterende klienter via CSV

Hvis du skifter fra et andet system, behøver du ikke indtaste kontakter igen:

1. Download CSV-skabelonen

   Gå til Contacts > Import. Download skabelonen — den indeholder hver kolonne, TheraTap kan genkende.

2. Udfyld dine data

   Åbn filen i Excel, Numbers eller Google Sheets, tilføj dine eksisterende klienter og gem den som CSV igen.

3. Upload og gennemgå

   Upload CSV’en til TheraTap. Før den endelige import viser TheraTap en forhåndsvisning, hvor du kan mappe kolonner og rette fejl.

Tip

Med online bookinger og patientanamneseformularer oprettes nye kontakter automatisk — så du ikke behøver kopiere nye tilmeldinger manuelt.

Læs mere under Kontakter & patientjournaler.

---

6. Start og dokumentér dit første befundark

1. Opret et befund

   • Hurtigt: Øverst til højre via New Assessment Sheet > vælg dyret.
   • Fra patientjournalen: Åbn dyret > + New Assessment Sheet.

   Befundvisningen åbner med den matchende dyremodel til hest, hund eller kat.

2. Dokumentér befundet

   Alle værktøjer er tilgængelige i én visning:

   Funktion	Beskrivelse
   Dyremodeller	Annotationer på over 50 anatomiske visninger — spænding, blokeringer, smertepunkter
   AI-stemmefunktion	Dikter befund håndfrit — AI’en tildeler alt til de rigtige felter
   History & Checklists	Strukturerede felter, du frit kan tilpasse i indstillingerne
   Tekstblokke	Indsæt tilbagevendende formuleringer med ét klik
   Medier	Vedhæft fotos, videoer og filer direkte

   Tip

   Arbejder du ved dyret? Brug AI-stemmefunktionen — dikter dine observationer og hold hænderne fri. Selv uden internet: TheraTap virker i offline-tilstand og synkroniserer automatisk senere.

3. Opret en terapplan (valgfrit)

   Direkte fra befundet kan du oprette en terapplan — med øvelser, frekvens, varighed og billeder. Dyreejeren modtager planen som PDF til at tage med hjem.

4. Gem befundet

   TheraTap gemmer løbende og automatisk — intet går tabt. Når du er færdig, kan du sende rapporten, planlægge en opfølgning eller duplikere befundet som skabelon.

Læs mere under Befund & dokumentation.

---

7. Opret og send rapporten

1. Generér PDF’en

   Klik på Create PDF i befundet. TheraTap producerer en professionel rapport med dit logo, brevpapir, dyremodelgrafik (inkl. annotationer) og alle befunddata. For hver rapport vælger du, hvilke sektioner der skal med — history, assessment, therapy plan, media.

2. Send via e-mail

   Brug Send Email til at sende rapporten direkte fra TheraTap. Modtager, emne og brødtekst er forududfyldt — du kan anvende en e-mail-skabelon eller skrive teksten individuelt. E-mailen sendes fra din praksisadresse.

3. Gennemgå loggen

   Hver sendt e-mail er synlig i befundets outbox og i patientjournalen — inkl. åbnings- og klikstatus.

Mere end bare rapporter

Brug den samme vej til terapplaner, fakturaer, kontrakter og samtykkeerklæringer. Kontrakter kan endda underskrives digitalt af dyreejere før næste aftale.

Læs mere under PDF-eksport og E-mail-afsendelse.

---

8. Planlæg aftaler

1. Åbn kalenderen

   Kalenderen er i hovednavigationen. Skift mellem dag-, uge- og månedsvisning, og filtrér efter teammedlem eller ressource, når det er nødvendigt.

2. Opret en ny aftale

   Klik på det ønskede tidsrum eller øverst til højre via + Create > New Appointment. Link den til animal, pet owner, treatment type og — hvis relevant — et team member.

3. Automatisk anamnese-forberedelse

   Så snart en patient er linket, forbereder TheraTap automatisk en patientanamneseindsendelse — med den rigtige formular for arten, forududfyldt med svar fra sidste indsendelse. Du kan inkludere linket med ét klik.

4. Aktivér påmindelser

   Inden for aftalen kan du udløse en automatisk email or SMS reminder — 24 timer i forvejen som standard. Skabeloner konfigureres under Communication & Templates eller Aftalepåmindelser.

5. Planlæg din rute (til mobile terapeuter)

   Hvis du behandler dyr på stalden eller hjemme, hjælper Turplanlægning dig med at planlægge og optimere dine daglige aftaler på kortet.

Læs mere under Kalender & aftaleoversigt.

---

9. Opsæt online tidsbestilling

Har jeg brug for dette?

Kun hvis du vil have, at dyreejere selv booker aftaler — 24/7, uden telefonopkald eller e-mail-pingpong. Du kan vælge mellem øjeblikkelig bekræftelse og manuel godkendelse.

1. Fuldfør din offentlige profil

   Under Settings > Public Profile konfigurerer du:

   • Description, services og specializations
   • Opening hours og location
   • Synlighed i terapeutkataloget
   • Links til din privacy policy og terms

2. Opret behandlingstyper

   Under Settings > Treatment Types definerer du hver bookbare service med navn, duration, price og en valgfri beskrivelse. Inaktive behandlingstyper forbliver tilgængelige internt, men vises ikke online.

   Læs mere under Treatment Types.

3. Sæt arbejdstider og undtagelser

   Under Settings > Working Hours definerer du, hvornår du er bookbar per ugedag — flere tidsrum per dag understøttes. Ferie, kurser og fridage gemmes som availability exceptions.

4. Konfigurér bookingregler

   Under Settings > Booking Settings konfigurerer du:

   Indstilling	Anbefaling
   Lead time	Hvor langt i forvejen en aftale tidligst kan bookes (f.eks. 24 timer)
   Booking window	Hvor langt frem bookinger kan foretages (f.eks. 60 dage)
   Buffer time	Pause mellem to aftaler (f.eks. 15 minutter)
   Requests only	Aftaler skal bekræftes af dig i stedet for at lande direkte i kalenderen

5. Aktivér booking

   Slå Activate Online Booking Calendar til. Fra det tidspunkt:

   • Din offentlige bookingside er live
   • Klienter kan indsende appointment requests
   • En “Book Appointment”-knap vises på din profil

Læs mere under Online bookingkalender.

---

10. Indlejr bookinglinket på din egen website

1. Kopiér dit bookinglink

   Under Settings > Booking Settings finder du din personlige booking-URL (f.eks. go.theratap.app/your-practice). Du kan dele dette link overalt — e-mail-signatur, Instagram-bio, WhatsApp-status, visitkort som QR-kode.

2. Indlejr bookingkalenderen direkte

   I samme sektion tilbyder Embed Booking Calendar tre kodevarianter — vælg den, der passer til din websiteteknologi:

   Variant	Hvornår du bruger den
   Custom Element (Web Component)	Moderne websites, slank integration, tilpasser sig dit layout
   Div Container	Når du selv vil styre position og størrelse af kalenderen
   iFrame	Universel — virker med enhver website-builder (WordPress, Wix, Squarespace, Webflow, …)

   Klik på Copy Code og indsæt det, hvor du vil have kalenderen på din website. Dyreejere kan derefter booke direkte fra din side uden at forlade den.

3. Indlejr på en dedikeret bookingside (anbefalet til sites med navigationsmenu)

   Opret en side kaldet “Book Appointment” på din website og indsæt indlejringskoden der. Link til denne side fra din hovednavigation — besøgende finder intuitivt vej til bookingsiden.

WordPress, Wix, Squarespace & Co.

Enhver almindelig website-builder har en blok kaldet “Insert HTML” (nogle gange “Embed”, “Custom HTML” eller “Code block”). Indsæt iFrame-koden der — færdig. Intet plug-in, ingen installation, ingen kodningsfærdigheder påkrævet.

Læs mere under Offentlig bookingside.

---

Opdag mere

Når det grundlæggende er på plads, er disse funktioner værd at kigge på:

Tekstblokke

Opret skabeloner til befund, kontrakter og beskeder. Læs mere →

Forebyggende pleje

Vaccinationer, ormekur og kontrolbesøg — altid i overblik. Læs mere →

Stempelkort

Styrk klientfastholdelse med digitale 10-stempelkort. Læs mere →

GOT-fakturering

Fakturering efter den tyske veterinærgebyrordning — korrekt som standard. Læs mere →

Kontrakter & dokumenter

Få samtykkeerklæringer underskrevet digitalt. Læs mere →

Opgaver

Administrér to-do’er for dig selv og dit team. Læs mere →

---

Næste skridt

• Befund & dokumentation – Den komplette dokumentationsarbejdsgang
• AI-stemmefunktion – Dikter befund håndfrit
• Online bookingkalender – Administrér aftaler online
• Kontakter & patientjournaler – Hold styr på patienter og ejere
• Opret fakturaer – Fra befund til faktura
• Offline-tilstand – Arbejd uden internet