Rechnungen erstellen & verwalten

TheraTap bringt ein vollständiges Rechnungssystem mit, das speziell auf die Bedürfnisse von Tierphysiotherapeut:innen und Tiertherapeut:innen zugeschnitten ist. Du erstellst Rechnungen direkt aus der Behandlung heraus, fügst Positionen hinzu und versendest das fertige PDF per E-Mail — alles an einem Ort.

1. Neue Rechnung anlegen

   Du hast mehrere Wege:

   • Über das Menü: Gehe zu Rechnungen → + Neue Rechnung
   • Aus einer Behandlung: Öffne eine abgeschlossene Behandlung → Aktionsmenü → Rechnung erstellen. Die Behandlungsdaten werden automatisch übernommen.
   • Über den Header: Klicke oben rechts auf + Erstellen → Neue Rechnung

2. Kontakt und Patient zuordnen

   Wähle die Tierhalter:in (Rechnungsempfänger:in) und optional das zugehörige Tier aus. Adressdaten werden automatisch aus dem Kontakt übernommen.

3. Rechnungsdetails festlegen

   • Rechnungsdatum — Standardmäßig das heutige Datum
   • Leistungsdatum — Wann die Behandlung stattgefunden hat
   • Fälligkeitsdatum — Bis wann bezahlt werden soll
   • Preisart — Netto oder Brutto (je nach Einstellung)

4. Positionen hinzufügen

   Füge eine oder mehrere Rechnungspositionen hinzu:

   • Manuelle Eingabe — Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz frei eingeben
   • Aus dem Artikelkatalog — Vordefinierte Artikel mit einem Klick einfügen
   • Aus Termindaten — Behandlungsarten und Termine als Positionen übernehmen

   Jede Position kann eine ausführliche Beschreibung enthalten — z. B. für detaillierte Leistungsnachweise.

5. Prüfen und speichern

   Die Zwischensumme, Steuerbeträge (gruppiert nach Steuersatz) und der Gesamtbetrag werden in Echtzeit berechnet. Speichere die Rechnung zunächst als Entwurf.

Jede Position auf deiner Rechnung enthält:

Du kannst die Reihenfolge der Positionen per Drag & Drop beliebig anpassen.

Wenn du mit dem Entwurf zufrieden bist, klicke auf Finalisieren. Dabei passiert Folgendes:

1. Eine fortlaufende Rechnungsnummer wird vergeben (nach deinem konfigurierten Format)
2. Die Rechnung wechselt vom Status Entwurf zu Offen
3. Ein PDF wird automatisch erstellt — inklusive SEPA-QR-Code für einfaches Bezahlen
4. Die Rechnung kann nicht mehr inhaltlich bearbeitet werden

Jede Rechnung durchläuft einen klaren Lebenszyklus:

Sobald die Zahlung eingeht, markierst du die Rechnung als bezahlt:

1. Öffne die Rechnung
2. Klicke auf Als bezahlt markieren
3. Wähle das Zahlungsdatum und die Zahlungsart:

Wenn eine finalisierte Rechnung storniert werden muss:

1. Öffne die betreffende Rechnung
2. Klicke auf Stornieren
3. TheraTap erstellt automatisch eine Stornorechnung (Gutschrift) mit negativen Beträgen
4. Die Originalrechnung wird als storniert gekennzeichnet

Die Rechnungsübersicht bietet dir leistungsstarke Filter:

• Status-Filter — Entwürfe, Offene, Bezahlte oder Überfällige Rechnungen anzeigen
• Zeitraum — Nach Rechnungsdatum filtern
• Suche — Nach Rechnungsnummer, Kontaktname oder Patient suchen
• Sortierung — Nach Datum, Betrag, Status oder Rechnungsnummer

Direkt aus TheraTap heraus kannst du Rechnungen per E-Mail verschicken:

1. Öffne die finalisierte Rechnung
2. Klicke auf Per E-Mail senden
3. Das PDF wird automatisch als Anhang beigefügt
4. Schreibe eine persönliche Nachricht dazu oder nutze deine Vorlage

Du kannst Rechnungen auch im Mail-Composer als Anhang auswählen, wenn du eine allgemeine E-Mail schreibst.

TheraTap erkennt automatisch, wenn das Fälligkeitsdatum einer offenen Rechnung überschritten ist. Im Dashboard und in der Rechnungsübersicht siehst du auf einen Blick, welche Zahlungen noch ausstehen.

• Rechnungseinstellungen — Steuerdaten, Bankverbindung & Nummernkreise
• Artikelkatalog — Leistungen und Produkte vordefinieren
• Zahlungen & Export — PDF-Export, DATEV, XRechnung
• LexWare Office-Integration — Rechnungen an LexWare Office übertragen
• Befundung & Dokumentation — Behandlungen dokumentieren
• Kontakte & Tierakte — Kund:innen und Tiere verwalten