Terminerinnerungen & SMS

Vergessene Termine kosten Zeit und Geld. TheraTap erinnert deine Kund:innen automatisch per E-Mail und optional per SMS – bei Buchung, vor dem Termin, bei Änderungen und sogar zum Geburtstag des Tieres. Du bestimmst die Texte, TheraTap kümmert sich um den Versand.

Auf einen Blick

Automatische E-Mails

Buchungsbestätigung und 24-Stunden-Erinnerung werden automatisch versendet – ohne dass du etwas tun musst.

6 SMS-Vorlagen

Erinnerung, Bestätigung, Änderung, Absage, Terminanfrage und Geburtstag – jede Vorlage individuell anpassbar.

Eigene Texte

Vorlagen für E-Mails und SMS mit Platzhaltern gestalten. Name, Datum und Uhrzeit werden automatisch eingesetzt.

Pro Termin steuerbar

Erinnerungen lassen sich für einzelne Termine und pro Tier ein- oder ausschalten.

E-Mail-Benachrichtigungen

TheraTap versendet automatisch E-Mails zu allen wichtigen Terminereignissen. Jede E-Mail wird mit deinem Praxis-Branding (Name, Logo) personalisiert und enthält eine Kalenderdatei (ICS), die deine Kund:innen direkt in ihren Kalender importieren können.

E-Mail	Wann wird sie versendet?
Buchungsbestätigung	Direkt nach der Terminbuchung
Terminanfrage eingegangen	Wenn eine offene Terminanfrage eingeht (noch nicht bestätigt)
Terminbestätigung	Wenn du eine Terminanfrage bestätigst
24-Stunden-Erinnerung	Automatisch einen Tag vor dem Termin
Terminänderung	Wenn ein Termin verschoben wird
Terminabsage	Wenn ein Termin storniert wird
Geburtstagsnachricht	Am Geburtstag des Tieres

E-Mail-Vorlagen anpassen

Unter Einstellungen → Vorlagen kannst du den Text jeder E-Mail individuell gestalten. Nutze dabei Platzhalter wie {{contact:name}} oder {{datetime}}, die automatisch mit den passenden Daten befüllt werden (alle verfügbaren Platzhalter findest du weiter unten).

SMS-Benachrichtigungen

Nicht jede:r liest E-Mails rechtzeitig. Mit SMS-Erinnerungen erreichst du deine Kund:innen direkt auf dem Handy – schnell, zuverlässig und mit deutlich höheren Öffnungsraten.

SMS aktivieren

Einstellungen öffnen
Navigiere zu Einstellungen → SMS-Einstellungen.
SMS einschalten
Aktiviere die SMS-Funktion mit dem Schalter. Sobald aktiviert, stehen dir sechs Vorlagen zur Verfügung.
Absendernamen festlegen
Gib einen Absendernamen ein (maximal 10 Zeichen), der beim Empfänger angezeigt wird – z. B. dein Praxisname oder Kürzel. Wenn du nichts eingibst, wird automatisch dein Praxisname verwendet.

Vorlagen anpassen

Für jeden Anlass gibt es eine eigene Vorlage, die du frei gestalten kannst:

Vorlage	Anlass
Terminerinnerung	24 Stunden vor dem Termin
Terminbestätigung	Bei Buchung oder Bestätigung
Terminänderung	Bei Verschiebung eines Termins
Terminabsage	Bei Stornierung
Terminanfrage eingegangen	Bei offener Terminanfrage
Geburtstagsnachricht	Am Geburtstag des Tieres

Über den Button Standardvorlage laden kannst du jederzeit den ursprünglichen Text wiederherstellen.

Verfügbare Platzhalter

In allen E-Mail- und SMS-Vorlagen kannst du Platzhalter verwenden, die beim Versand automatisch durch die echten Daten ersetzt werden.

Termin

Platzhalter	Beschreibung
`{{date}}`	Datum des Termins (z. B. „Montag, 15. Januar 2024”)
`{{time}}`	Uhrzeit des Termins (z. B. „14:30”)
`{{datetime}}`	Datum und Uhrzeit kombiniert
`{{title}}`	Titel des Termins
`{{description}}`	Beschreibung des Termins
`{{notes}}`	Notizen zum Termin

Kontakt (Tierhalter:in)

Platzhalter	Beschreibung
`{{contact:name}}`	Vollständiger Name
`{{contact:phone}}`	Telefonnummer
`{{contact:email}}`	E-Mail-Adresse
`{{contact:address}}`	Straße und Hausnummer
`{{contact:zip}}`	Postleitzahl
`{{contact:city}}`	Ort
`{{contact:country}}`	Land

Tier (Patient)

Platzhalter	Beschreibung
`{{patient:name}}`	Name des Tieres
`{{patient:type}}`	Tierart (z. B. Pferd, Hund, Katze)
`{{patient:chip_number}}`	Chipnummer

Therapeut:in

Platzhalter	Beschreibung
`{{user:name}}`	Name der behandelnden Person

Zusätzlich in Geburtstagsvorlagen

Platzhalter	Beschreibung
`{{patient:age}}`	Alter des Tieres in Jahren
`{{patient:birthday}}`	Geburtstag des Tieres
`{{patient:race}}`	Rasse des Tieres
`{{owner:name}}`	Vollständiger Name des Besitzers
`{{owner:firstname}}`	Vorname des Besitzers
`{{owner:lastname}}`	Nachname des Besitzers
`{{team:name}}`	Name deiner Praxis

Erinnerungen steuern

Pro Termin

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins kannst du festlegen, ob eine 24-Stunden-Erinnerung versendet werden soll. Das ist praktisch, wenn ein Termin kurzfristig vereinbart wurde und eine Erinnerung nicht nötig ist.

Pro Tier (Geburtstag)

In der Tierakte kannst du pro Patient individuell einstellen, ob Geburtstagserinnerungen versendet werden sollen. So vermeidest du ungewollte Nachrichten – z. B. bei Tieren, die nicht mehr in Behandlung sind.

Automatische Logik

Terminabsage vor Erinnerungszeitpunkt: Wird ein Termin storniert, bevor die Erinnerung fällig ist, wird keine Erinnerung mehr versendet.
SMS nur bei Mobilnummer: SMS werden nur versendet, wenn beim Kontakt eine gültige Mobilnummer hinterlegt ist. Internationale Nummern werden automatisch erkannt.
Guthaben-Prüfung: Vor jedem SMS-Versand prüft TheraTap, ob ausreichend Guthaben vorhanden ist.

SMS-Kosten & TheraTokens

SMS werden über dein TheraTap-Guthaben (TheraTokens) abgerechnet:

1 SMS-Segment = bis zu 160 Zeichen
Längere Nachrichten werden automatisch in mehrere Segmente aufgeteilt
Die Kosten werden nach dem erfolgreichen Versand von deinem Guthaben abgezogen
Bei einem Guthaben unter 50 TheraTokens erhältst du automatisch eine Benachrichtigung

Dein aktuelles Guthaben kannst du jederzeit unter Einstellungen → Guthaben einsehen und aufladen.

Häufige Fragen

Muss ich E-Mail-Erinnerungen aktivieren? Nein. E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiv und in jedem TheraTap-Plan enthalten.

Werden SMS auch an internationale Nummern versendet? Ja. TheraTap erkennt das Nummernformat automatisch und versendet SMS weltweit. Stelle sicher, dass die Mobilnummer im internationalen Format hinterlegt ist (z. B. +49 170 …).

Was passiert bei kurzfristigen Terminen? Die 24-Stunden-Erinnerung wird nur versendet, wenn der Termin mindestens 24 Stunden in der Zukunft liegt. Bei kurzfristigeren Terminen greift die Buchungsbestätigung.

Kann ich die Erinnerung für einzelne Termine abschalten? Ja. In den Termindetails kannst du die Erinnerung pro Termin deaktivieren.